Cách gửi file qua Zalo trên điện thoại, máy tính CỰC DỄ

Cách gửi file qua Zalo là thao tác gần như ai dùng ứng dụng này cho công việc cũng cần nắm. Từ file Word báo giá, bảng Excel số liệu, đến file ghi âm cuộc họp, tất cả đều gửi được qua Zalo chỉ với vài lần chạm. Vấn đề là nhiều người vẫn lúng túng khi thao tác trên thiết bị khác nhau, hoặc gặp lỗi giữa chừng mà không biết xử lý ra sao.

Trong bài viết này, CNV CDP sẽ hướng dẫn đầy đủ cách gửi file qua Zalo trên điện thoại và máy tính, đồng thời chỉ ra những lưu ý ít người để ý tới như giới hạn dung lượng, cách gửi cho người lạ chưa kết bạn, và giải pháp gửi file hàng loạt dành riêng cho doanh nghiệp.

1. Hướng dẫn cách gửi file qua Zalo trên điện thoại chi tiết

Trên điện thoại, Zalo cho phép gửi file tài liệu, hình ảnh và file ghi âm ngay trong khung chat mà không cần cài thêm ứng dụng phụ. Thao tác thực hiện như sau.

1.1 Hướng dẫn nhanh

Mở Zalo > Mở cuộc trò chuyện > Nhấn biểu tượng ba chấm > Chọn Tài liệu > Chọn file cần gửi > Nhấn Gửi.

1.2 Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Mở ứng dụng Zalo trên điện thoại > Mở cuộc trò chuyện với người muốn gửi file > Nhấn vào biểu tượng ba chấm ở khung soạn tin nhắn. Mở cuộc trò chuyện và nhấn biểu tượng ba chấm để gửi file trên điện thoại

Bước 2: Chọn mục Tài liệu > Chọn file cần gửi từ danh sách hiển thị trên máy (có thể chọn nhiều file cùng lúc). Chọn mục Tài liệu và chọn file cần gửi trên điện thoại

Bước 3: Nhấn Gửi > Chờ file tải lên hoàn tất > Nhấn Mở nếu muốn xem lại file ngay trong khung chat. Xác nhận gửi file và xem lại file đã gửi trong khung chat Zalo

Với file ghi âm, cách gửi hơi khác một chút vì Zalo không lưu file ghi âm trực tiếp trong mục Tài liệu. Nếu cần, bạn cũng có thể tham khảo cách gửi định vị qua zalo để chia sẻ vị trí của mình. Cần mở ứng dụng ghi âm mặc định trên máy, chọn file đã ghi, nhấn biểu tượng chia sẻ, rồi chọn Zalo và chọn người nhận để hoàn tất.

2. Cách gửi file qua Zalo trên máy tính, laptop

Trên máy tính, Zalo hỗ trợ gửi file với thao tác gần như tương tự trên điện thoại, chỉ khác ở giao diện đính kèm file. Cách này phù hợp khi cần gửi file dung lượng lớn hoặc gửi nhiều file cùng lúc trong quá trình làm việc. Nếu bạn chưa cài đặt ứng dụng, hãy xem cách tải zalo về máy tính.

2.1 Hướng dẫn nhanh

Mở Zalo trên máy tính > Chọn người nhận > Nhấn biểu tượng đính kèm file > Chọn Tệp tin > Nhấn Open.

2.2 Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Mở ứng dụng Zalo PC hoặc truy cập Zalo Web > Đăng nhập tài khoản > Chọn cuộc trò chuyện cần gửi file. Đăng nhập Zalo trên máy tính và mở cuộc trò chuyện cần gửi file

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng đính kèm file phía trên khung soạn tin nhắn > Chọn Tệp tin. Chọn biểu tượng đính kèm và chọn Tệp tin để gửi file trên máy tính

Bước 3: Chọn file cần gửi (giữ phím Ctrl trên Windows hoặc Command trên macOS để chọn nhiều file cùng lúc) > Nhấn Open để hoàn tất. Chọn file cần gửi và nhấn Open để gửi file qua Zalo trên máy tính

Với file ghi âm trên máy tính, thao tác thực hiện giống hệt file tài liệu thông thường, chỉ cần chọn đúng file ghi âm đã lưu trên máy khi chọn Tệp tin. Nếu bạn cần thay đổi giao diện zalo trên máy tính cho dễ nhìn hơn, bạn có thể thực hiện trong phần cài đặt.

3. Cách gửi thư mục qua Zalo trên máy tính

Khi cần gửi nhiều file cùng lúc dưới dạng một thư mục thay vì chọn từng file riêng lẻ, Zalo PC hỗ trợ hai cách thực hiện.

3.1 Dùng biểu tượng đính kèm file

Bước 1: Nhấn vào biểu tượng đính kèm file trên khung chat > Chọn Chọn thư mục. Chọn biểu tượng đính kèm và chọn mục Chọn thư mục trên Zalo PC

Bước 2: Tìm đến vị trí thư mục cần gửi trên máy > Nhấn Select Folder để gửi đi. Chọn đúng thư mục cần gửi và nhấn Select Folder để hoàn tất

3.2 Kéo thả trực tiếp

Bước 1: Mở cửa sổ trò chuyện cần gửi > Kéo thư mục từ máy tính và thả vào khung soạn tin nhắn để xem trước. Kéo thư mục vào khung soạn tin nhắn để xem trước trước khi gửi

Bước 2: Xác nhận đúng thư mục cần gửi > Nhấn Gửi để hoàn tất. Xác nhận và nhấn Gửi để hoàn tất gửi thư mục qua Zalo

Với cả hai cách, thư mục sẽ tự động nén lại trước khi gửi đi, người nhận chỉ cần giải nén để xem đầy đủ file bên trong.

4. Cách gửi file dung lượng lớn qua Zalo bằng My Documents

Để gửi file dung lượng lớn (lên tới 1GB) qua Zalo, hãy dùng tính năng My Documents trên Zalo PC/Web. Tải lên My Documents cá nhân giúp file không bị nén chất lượng hay bị giới hạn thời gian lưu trữ, đồng thời dễ dàng chuyển tiếp cho người khác.

Hướng dẫn nhanh: Mở Zalo > Tìm My Documents > Đính kèm file > Tải file lên > Chia sẻ

Dưới đây là các bước thao tác chi tiết:

1. Mở Zalo: Đăng nhập ứng dụng Zalo PC hoặc Zalo Web trên máy tính của bạn.

2. Tìm My Documents: Tại cột danh sách tin nhắn, tìm và nhấp vào mục My Documents (nơi lưu trữ đám mây cá nhân).

3. Đính kèm file: Nhấp vào biểu tượng Tài liệu (hình ghim giấy) trên thanh công cụ khung chat.

4. Tải file lên: Chọn tệp có dung lượng lớn trong máy tính của bạn (hỗ trợ tới 1GB mỗi file) và nhấn Gửi.

5. Chia sẻ (nếu cần): Sau khi file đã có trên Cloud, nhấp chuột phải vào tin nhắn chứa file đó, chọn Chuyển tiếp và chọn người nhận mong muốn. 

5. Cách gửi file cho nhiều người cùng lúc qua Zalo

Với nhu cầu cá nhân, gửi file cho vài người có thể thực hiện bằng cách chuyển tiếp file, tức chọn file đã gửi, nhấn giữ, chọn Chuyển tiếp, rồi chọn thêm những cuộc trò chuyện muốn gửi cùng nội dung.

Cách này phù hợp khi số lượng người nhận chỉ vài chục. Nhưng với doanh nghiệp cần gửi báo giá, hợp đồng hoặc catalogue cho hàng trăm, hàng nghìn khách hàng cùng lúc, thao tác chuyển tiếp thủ công từng cuộc trò chuyện gần như không khả thi, vừa tốn thời gian vừa dễ gửi nhầm hoặc bỏ sót người nhận.

6. Cách khắc phục khi gửi file qua Zalo bị lỗi, thất bại

Khi gửi file qua Zalo bị lỗi hoặc dừng giữa chừng, nguyên nhân thường liên quan đến kết nối mạng, dung lượng file hoặc phiên bản ứng dụng đang sử dụng. 

• Mạng yếu hoặc chập chờn: File đang tải lên bị gián đoạn giữa chừng do kết nối mạng không ổn định. Cách khắc phục là kiểm tra lại kết nối wifi hoặc dữ liệu di động, sau đó thử gửi lại file.
• File vượt dung lượng cho phép: Nếu file vượt ngưỡng dung lượng tối đa, Zalo sẽ báo lỗi ngay khi chọn file hoặc trong quá trình tải lên. Cách khắc phục là nén file trước khi gửi hoặc chia nhỏ file thành nhiều phần.
• Ứng dụng Zalo chưa cập nhật phiên bản mới nhất: Phiên bản cũ đôi khi phát sinh lỗi tương thích khi xử lý file dung lượng lớn hoặc định dạng mới. Cách khắc phục là vào kho ứng dụng để cập nhật Zalo lên phiên bản mới nhất trước khi gửi lại.

Để kiểm tra file đã gửi thành công hay chưa, có thể quan sát trạng thái hiển thị ngay trong khung chat. File đang tải lên sẽ có biểu tượng vòng tròn xoay, file gửi thành công sẽ hiển thị đầy đủ tên và dung lượng, còn file gửi lỗi thường có biểu tượng cảnh báo kèm nút thử lại.

7. Câu hỏi thường gặp về cách gửi file qua Zalo

7.1 Dung lượng file tối đa Zalo cho phép gửi là bao nhiêu

Zalo cho phép gửi tối đa 1GB mỗi lần đối với hầu hết định dạng file. Riêng khi truyền file từ máy tính sang điện thoại, giới hạn thực tế chỉ khoảng 1.024MB, đây là điểm khác biệt nhiều người ít để ý. Nếu file vượt ngưỡng cho phép, có thể nén file, chia nhỏ file thành nhiều phần, hoặc lưu file vào Cloud của tôi rồi chia sẻ đường liên kết thay vì gửi trực tiếp.

7.2 Gửi file qua Zalo khi chưa kết bạn, cho người lạ có được không? 

Zalo vẫn cho phép nhắn tin và gửi file với người chưa kết bạn, nhưng có thể giới hạn số lượng tin nhắn gửi đi hoặc yêu cầu xác minh thêm bước trước khi gửi được file. Cách thực hiện là tìm số điện thoại của người nhận, mở cuộc trò chuyện, rồi gửi file theo đúng thao tác thông thường. Nếu gặp giới hạn, nên gửi lời mời kết bạn trước, hoặc dùng đường liên kết chia sẻ từ Cloud của tôi để file đến nơi ổn định hơn.

7.3 Zalo hỗ trợ gửi những định dạng file nào? 

Zalo hỗ trợ đầy đủ các định dạng phổ biến trong công việc, gồm Word, Excel, PowerPoint, PDF, file hình ảnh, video, file ghi âm và file nén. Với mỗi loại định dạng, thao tác gửi đều thực hiện qua cùng một mục Tài liệu trên điện thoại hoặc Tệp tin trên máy tính.

7.4 Gửi file qua Zalo trên macbook có khác gì trên Windows không? 

Có một vài điểm khác. Trên macbook cần cài đúng bản Zalo dành cho macOS hoặc dùng Zalo Web, có thể kéo thả file trực tiếp từ Finder vào khung chat, và cần cấp quyền truy cập thư mục cho Zalo trong lần sử dụng đầu tiên. Trên Windows, thao tác đơn giản hơn vì không phát sinh yêu cầu cấp quyền riêng.

7.5 Vì sao gửi file qua Zalo bị lỗi, thất bại và cách khắc phục

Ba nguyên nhân phổ biến nhất là mạng yếu, file vượt dung lượng cho phép, và ứng dụng Zalo chưa cập nhật phiên bản mới. Cách khắc phục tương ứng là kiểm tra lại kết nối mạng, nén hoặc chia nhỏ file trước khi gửi, và cập nhật ứng dụng lên phiên bản mới nhất.

Cách gửi file qua Zalo trên điện thoại và máy tính về cơ bản không phức tạp, chỉ cần nắm đúng vị trí biểu tượng đính kèm và lưu ý dung lượng cho phép ở từng trường hợp. Với cá nhân, những thao tác trên đủ để xử lý gọn nhu cầu gửi tài liệu hằng ngày. Nhưng nếu doanh nghiệp cần gửi file cho số lượng lớn khách hàng một cách tự động và đo lường được hiệu quả, đây là lúc nên cân nhắc giải pháp chuyên sâu hơn. Hãy liên hệ CNV – nền tảng tăng trưởng bền vững và khai thác toàn diện sức mạnh dữ liệu, qua số 1900 636 400 để được tư vấn miễn phí.

————————

Những câu hỏi liên quan

 

Gửi file qua Zalo là cách trao đổi thông tin cực kỳ hiệu quả trong công việc và học tập. Trong bài viết trên của CNV, mọi người đã xem qua cách gửi file qua Zalo trên điện thoại và cả máy tính. Nếu không muốn hiển thị tin nhắn, bạn cũng có thể tham khảo qua mẹo Ẩn tin nhắn Zalo hoặc chuyển giọng nói thành văn bản và Cách chặn Zalo cực hay mà có thể bạn sẽ thích.. Hy vọng rằng, với những cách này người dùng sẽ dễ dàng chia sẻ tệp tin, tài liệu, hay thậm chí là tệp âm thanh  một nhanh chóng.

Xem thêm:

• Cách ghi âm cuộc gọi Zalo siêu tiện lợi ít người biết
• Hướng dẫn cách tải video Zalo về điện thoại và máy tính rõ nét HD
• Hướng dẫn cách tag tên trên Zalo cực đơn giản và hiệu quả