Top 10 phần mềm quản lý khách hàng phổ biến hiện nay

Phần mềm quản lý khách hàng giúp doanh nghiệp tập trung dữ liệu, theo dõi hoạt động bán hàng và duy trì tương tác với khách hàng trên nhiều kênh. Tùy theo quy mô và mô hình kinh doanh, doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp CRM hoặc CDP với phạm vi chức năng khác nhau.

Cùng CNV CDP tham khảo 10 phần mềm, với những chức năng và nhu cầu sử dụng phù hợp của từng giải pháp để hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn.

1. Phần mềm quản lý khách hàng là gì?

Phần mềm quản lý khách hàng là hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp thu thập, lưu trữ, cập nhật và khai thác thông tin khách hàng trên một nền tảng tập trung. Dữ liệu thường bao gồm thông tin liên hệ, lịch sử mua hàng, nhu cầu, hành vi và quá trình tương tác với doanh nghiệp.

Thông qua hệ thống, nhân viên có thể tra cứu hồ sơ, theo dõi khách hàng tiềm năng, cập nhật trạng thái giao dịch và quản lý lịch chăm sóc. Nhà quản lý cũng có thể sử dụng dữ liệu để đánh giá hiệu quả bán hàng, phân nhóm khách hàng và xây dựng kế hoạch tiếp thị phù hợp.

Trong nhóm giải pháp này, mô hình CRM và CDP là hai mô hình có trọng tâm khác nhau. CRM tập trung quản lý quan hệ khách hàng, quy trình bán hàng và hoạt động chăm sóc. Trong khi đó, CDP thu thập, hợp nhất dữ liệu từ nhiều nguồn để tạo hồ sơ khách hàng thống nhất, phục vụ phân tích và cá nhân hóa tương tác.

Xem thêm: thông báo đẩy là gì và cách vận hành trong kinh doanh.

2. Các tính năng cần có của phần mềm quản lý khách hàng

Một phần mềm quản lý khách hàng (CRM) không chỉ hỗ trợ lưu trữ thông tin mà còn cần tích hợp các tính năng phục vụ hoạt động bán hàng, tiếp thị và chăm sóc khách hàng tự động. Những tính năng này giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu tập trung, theo dõi quá trình tương tác và kiểm soát hiệu quả hoạt động trên cùng một hệ thống.

• Quản lý thông tin khách hàng: Lưu trữ tập trung thông tin liên hệ, lịch sử mua hàng, tương tác và phân loại khách hàng.
• Tự động hóa bán hàng: Theo dõi tiến độ cơ hội bán hàng, phân bổ khách hàng tiềm năng và nhắc lịch chăm sóc.
• Quản lý giao tiếp đa kênh: Kết nối Facebook, Zalo, email, SMS và tổng đài để tập trung lịch sử tương tác.
• Tự động hóa Marketing: Hỗ trợ gửi email, SMS theo kịch bản và đánh giá mức độ tiềm năng của khách hàng.
• Báo cáo và phân tích: Tổng hợp doanh thu, tỷ lệ chuyển đổi, hiệu suất bán hàng và hỗ trợ dự báo kinh doanh.

Xem thêm: quy trình chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp cho mọi ngành hàng.

3. Các phần mềm quản lý khách hàng hiện nay

Các giải pháp trên thị trường có định hướng sử dụng khác nhau: CRM tập trung vào quản lý quan hệ khách hàng và quy trình bán hàng, trong khi CDP chú trọng hợp nhất dữ liệu từ nhiều nguồn để phục vụ phân tích, tiếp thị và chăm sóc. Sau đây là 10 phần mềm tiêu biểu cùng những chức năng và đặc điểm đáng chú ý.

3.1. CNV CDP

CNV CDP là nền tảng Customer Data Platform giúp doanh nghiệp thu thập và hợp nhất dữ liệu khách hàng từ website, cửa hàng, POS, Zalo OA, Zalo Mini App và các nguồn tích hợp. Thay vì lưu trữ thông tin riêng lẻ trên từng kênh, hệ thống tập trung dữ liệu vào hồ sơ khách hàng thống nhất để doanh nghiệp theo dõi lịch sử mua hàng, tương tác và hành vi. 

Các chức năng nổi bật của CNV CDP:

• Data Hub: Kết nối, thu thập và đồng bộ dữ liệu từ nhiều nguồn về một hệ thống.
• Customer 360: Tổng hợp thông tin, đơn hàng và lịch sử tương tác thành hồ sơ khách hàng thống nhất.
• Customer Segmentation: Phân nhóm khách hàng theo đặc điểm, hành vi và điều kiện doanh nghiệp thiết lập.
• Marketing Automation: Tạo kịch bản tự động dựa trên hành vi hoặc phân khúc, hỗ trợ gửi thông điệp chăm sóc qua các kênh được tích hợp.
• Loyalty: Quản lý chương trình thành viên, điểm thưởng, hạng thành viên và ưu đãi.

Điểm đáng chú ý của CNV CDP là kết hợp ba nhóm nghiệp vụ: hợp nhất dữ liệu, tự động hóa tiếp thị và quản lý khách hàng thân thiết. Nền tảng còn chú trọng kết nối các điểm chạm Zalo như Zalo OA, ZNS và Zalo Mini App, giúp doanh nghiệp triển khai hoạt động tương tác trên những kênh quen thuộc với khách hàng Việt Nam.

CNV CDP phù hợp với doanh nghiệp bán lẻ, F&B, chuỗi cửa hàng và mô hình kinh doanh đa kênh cần tập trung dữ liệu, phân nhóm khách hàng và triển khai các chương trình chăm sóc, giữ chân khách hàng.

Xem thêm: Quy trình chăm sóc khách hàng – chuẩn 5 sao cho chuỗi cửa hàng.

3.2. CRMVIET

CRMVIET là phần mềm CRM tập trung vào quản lý thông tin khách hàng, hỗ trợ bán hàng và chăm sóc sau bán. Hệ thống cho phép doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ, phân loại khách hàng, theo dõi giao dịch và chia sẻ dữ liệu giữa các nhân viên, phòng ban.

Các chức năng chính:

• Quản lý hồ sơ, nhật ký giao dịch và thông tin liên hệ của khách hàng.
• Phân loại, phân nhóm và đánh giá mức độ tiềm năng của khách hàng.
• Đồng bộ dữ liệu từ các nguồn như Facebook, Zalo, Webform và KiotViet.
• Theo dõi cơ hội, báo giá, hợp đồng và hoạt động chăm sóc.
• Hỗ trợ Marketing Automation để đồng bộ dữ liệu, phân khúc và quản lý chiến dịch.

CRMVIET phù hợp với doanh nghiệp cần quản lý tập trung tệp khách hàng, phối hợp giữa bộ phận kinh doanh và chăm sóc, đồng thời giảm thao tác quản lý thủ công.

3.3. NextX CRM

NextX CRM là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng thuộc hệ sinh thái NextX. Giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi hành trình khách hàng từ khi tiếp nhận khách hàng tiềm năng đến khi phát sinh giao dịch và chăm sóc sau bán.

Các chức năng chính:

• Quản lý Lead: Tiếp nhận, phân loại và chấm điểm khách hàng tiềm năng.
• Sales Pipeline: Theo dõi cơ hội bán hàng theo từng giai đoạn bằng giao diện Kanban.
• Customer 360: Tổng hợp lịch sử tương tác, hợp đồng, đơn hàng, phiếu hỗ trợ và khảo sát.
• Marketing: Quản lý chiến dịch và các hoạt động tiếp thị qua những kênh được kết nối.
• Chăm sóc khách hàng: Quản lý hội thoại, cuộc gọi, lịch hẹn và nhiệm vụ chăm sóc.

Điểm đáng chú ý của NextX CRM là kết nối dữ liệu khách hàng với các nghiệp vụ bán hàng, marketing và chăm sóc trong hệ sinh thái NextX. Phần mềm phù hợp với doanh nghiệp muốn theo dõi xuyên suốt quá trình xử lý khách hàng trên một nền tảng.

Xem thêm: Chi tiết quy trình chăm sóc khách hàng bất động sản.

3.4. Base CRM

Base CRM là nền tảng quản trị khách hàng và vận hành kinh doanh của Base.vn. Giải pháp kết nối các hoạt động Marketing, Sales và Chăm sóc khách hàng thông qua hệ thống ứng dụng chuyên biệt, sử dụng dữ liệu khách hàng thống nhất.

Các nhóm chức năng chính:

• Marketing: Quản lý khách hàng tiềm năng, nguồn tiếp cận và dữ liệu từ các hoạt động marketing.
• Sales: Theo dõi pipeline, cơ hội kinh doanh, báo giá, cuộc họp và hợp đồng.
• Dịch vụ khách hàng: Quản lý tin nhắn đa kênh, trung tâm hỗ trợ, phiếu yêu cầu và cộng đồng khách hàng.
• Customer 360: Tổng hợp thông tin tài khoản, liên hệ và dữ liệu tương tác để theo dõi hồ sơ khách hàng.
• Quản trị kinh doanh: Kết nối các nghiệp vụ sản phẩm, giá bán, đơn hàng và vận hành liên quan.

Base CRM phù hợp với doanh nghiệp muốn liên kết hoạt động marketing, bán hàng và dịch vụ khách hàng với quy trình vận hành nội bộ. Doanh nghiệp có thể xem xét từng ứng dụng theo nhu cầu thay vì triển khai toàn bộ hệ thống cùng lúc.

3.5. Salesforce

Salesforce là nền tảng CRM quốc tế, trong đó Sales Cloud tập trung quản lý quy trình bán hàng và quan hệ với khách hàng doanh nghiệp. Hệ thống tổ chức dữ liệu theo các nhóm như khách hàng tiềm năng, tài khoản, người liên hệ và cơ hội kinh doanh.

Các chức năng chính:

• Lead Management: Tiếp nhận, đánh giá và phân công khách hàng tiềm năng.
• Account & Contact Management: Quản lý thông tin doanh nghiệp và người liên hệ.
• Opportunity Management: Theo dõi cơ hội kinh doanh, giá trị giao dịch và tiến độ chốt đơn.
• Sales Forecasting: Dự báo doanh thu dựa trên dữ liệu cơ hội bán hàng.
• Sales Automation: Tự động hóa một số hoạt động và quy trình bán hàng.

Salesforce phù hợp với doanh nghiệp có quy trình kinh doanh nhiều giai đoạn, cần quản lý đội ngũ bán hàng và mở rộng hệ thống theo yêu cầu. Chi phí, cấu hình và nguồn lực triển khai là những yếu tố cần cân nhắc.

3.6. Zoho CRM

Zoho CRM là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng thuộc hệ sinh thái Zoho. Nền tảng tổ chức dữ liệu theo các phân hệ như Leads, Contacts, Accounts và Deals, hỗ trợ theo dõi quá trình chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng đến giao dịch.

Các chức năng chính:

• Lead Management: Tiếp nhận, phân loại và theo dõi khách hàng tiềm năng.
• Contact & Account Management: Quản lý thông tin cá nhân, doanh nghiệp và mối quan hệ liên quan.
• Deal Management: Theo dõi cơ hội kinh doanh theo từng giai đoạn.
• Workflow Automation: Thiết lập quy tắc tự động cho các hoạt động như giao việc và nhắc lịch.
• Reports & Forecasts: Theo dõi kết quả bán hàng và dự báo doanh thu.

Zoho CRM phù hợp với doanh nghiệp cần quản lý quy trình bán hàng có cấu trúc và muốn kết nối CRM với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Zoho. Một số tính năng nâng cao phụ thuộc vào phiên bản sử dụng.

3.7. Microsoft Dynamics 365 Sales

Microsoft Dynamics 365 Sales là giải pháp CRM thuộc hệ sinh thái Microsoft Dynamics 365, tập trung vào quản lý hoạt động bán hàng. Phần mềm hỗ trợ nhân viên theo dõi khách hàng từ giai đoạn tiếp nhận nhu cầu đến khi hoàn tất đơn hàng.

Các chức năng chính:

• Quản lý tài khoản doanh nghiệp, người liên hệ và khách hàng tiềm năng.
• Theo dõi cơ hội kinh doanh, giá trị giao dịch và khả năng chốt đơn.
• Quản lý báo giá, đơn hàng và các thông tin liên quan đến giao dịch.
• Theo dõi hoạt động và tiến độ xử lý của đội ngũ kinh doanh.
• Hỗ trợ phân tích, dự báo và ưu tiên cơ hội bán hàng.

Microsoft Dynamics 365 Sales phù hợp với doanh nghiệp cần quản lý quy trình bán hàng có cấu trúc và đang sử dụng các ứng dụng Microsoft. Khả năng tích hợp và cấu hình hệ thống là những yếu tố cần đánh giá khi triển khai.

3.8. Pipedrive

Pipedrive là phần mềm CRM tập trung vào quản lý cơ hội và pipeline bán hàng. Điểm đặc trưng của nền tảng là giao diện trực quan, cho phép nhân viên theo dõi từng giao dịch theo giai đoạn và xác định công việc cần thực hiện tiếp theo.

Các chức năng chính:

• Leads Inbox: Tập trung khách hàng tiềm năng trước khi chuyển thành cơ hội bán hàng.
• Pipeline Management: Theo dõi giao dịch bằng các giai đoạn có thể tùy chỉnh.
• Contact Management: Lưu trữ thông tin liên hệ và lịch sử trao đổi.
• Activity Management: Quản lý lịch gọi điện, cuộc họp và công việc theo dõi khách hàng.
• Workflow Automation: Tự động hóa các tác vụ và hoạt động nhắc việc theo điều kiện thiết lập.

Pipedrive phù hợp với đội ngũ kinh doanh cần theo dõi số lượng lớn cơ hội, quản lý tiến độ giao dịch và kiểm soát hoạt động bán hàng qua pipeline.

3.9. HubSpot CRM

HubSpot CRM là nền tảng quản lý khách hàng thuộc hệ sinh thái HubSpot, hỗ trợ kết nối dữ liệu và hoạt động giữa các bộ phận marketing, sales và dịch vụ khách hàng. Phần mềm cung cấp hồ sơ liên hệ tập trung để doanh nghiệp theo dõi quá trình tương tác với từng khách hàng. Cách tiếp cận này có liên quan đến mục tiêu cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng.

Các chức năng chính:

• Contact Management: Lưu trữ hồ sơ liên hệ, lịch sử trao đổi và hoạt động bán hàng.
• Deal Management: Quản lý giao dịch và cơ hội kinh doanh.
• Pipeline Management: Theo dõi tiến độ bán hàng theo từng giai đoạn.
• Task & Activity Tracking: Ghi nhận công việc, lịch hẹn và hoạt động tương tác.
• Reporting Dashboard: Tổng hợp dữ liệu và theo dõi hiệu quả kinh doanh.

HubSpot CRM phù hợp với doanh nghiệp muốn kết nối hoạt động marketing, bán hàng và dịch vụ trên cùng hệ sinh thái. Phạm vi tự động hóa và các tính năng nâng cao phụ thuộc vào sản phẩm, Hub và gói dịch vụ được sử dụng.

3.10. Freshsales

Freshsales là phần mềm CRM bán hàng thuộc hệ sinh thái Freshworks. Nền tảng tập trung hỗ trợ doanh nghiệp tiếp nhận, đánh giá khách hàng tiềm năng và quản lý cơ hội trong quá trình kinh doanh.

Các chức năng chính:

• Lead Management: Thu thập, phân loại và phân công khách hàng tiềm năng.
• Contact Management: Quản lý thông tin và lịch sử tương tác với khách hàng.
• Deal Management: Theo dõi giao dịch và tiến độ trên pipeline.
• Freddy AI: Hỗ trợ chấm điểm khách hàng, nhận diện cơ hội và đưa ra gợi ý bán hàng.
• Sales Automation: Tự động hóa các tác vụ lặp lại trong quy trình kinh doanh.

Freshsales phù hợp với doanh nghiệp có đội ngũ sales cần quản lý khách hàng tiềm năng, ưu tiên cơ hội và theo dõi hiệu quả bán hàng. Các tính năng AI và tự động hóa cần được đối chiếu theo gói dịch vụ.

4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý khách hàng phù hợp 

Để lựa chọn phần mềm quản lý khách hàng phù hợp, doanh nghiệp cần xem xét quy mô hoạt động, quy trình kinh doanh và nhu cầu sử dụng thực tế. Sau đây là 6 tiêu chí quan trọng cần cân nhắc: 

• Phù hợp quy mô và quy trình: Đáp ứng số lượng khách hàng, nhân sự và đặc thù kinh doanh B2B hoặc B2C.
• Dễ sử dụng: Giao diện trực quan, thao tác đơn giản và thuận tiện triển khai.
• Quản lý đa kênh: Kết nối các kênh Facebook, Zalo, email, điện thoại và tập trung dữ liệu khách hàng.
• Khả năng tích hợp: Kết nối với các hệ thống như ERP, kế toán và nền tảng bán hàng.
• Bảo mật và phân quyền: Kiểm soát quyền truy cập, bảo vệ thông tin và lịch sử tương tác của khách hàng.
• Chi phí hợp lý: Minh bạch giá dịch vụ, phù hợp ngân sách và có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.

5. Doanh nghiệp nên chọn phần mềm quản lý khách hàng nào?

Mỗi doanh nghiệp có quy mô, mô hình kinh doanh và cách quản lý khách hàng khác nhau. Để lựa chọn giải pháp phù hợp, cần xác định rõ nhu cầu sử dụng và những điều kiện cần đáp ứng trong quá trình vận hành. Bảng dưới đây tổng hợp các nhóm nhu cầu cùng những tiêu chí cần ưu tiên khi khảo sát phần mềm:

Nhu cầu của doanh nghiệp	Điều kiện cần ưu tiên	Giải pháp nên đưa vào danh sách khảo sát
Doanh nghiệp có dữ liệu khách hàng phân tán ở nhiều kênh	Khả năng nhận diện khách hàng trùng lặp, đồng bộ dữ liệu giữa các nguồn và kiểm soát quyền khai thác thông tin	CNV CDP
Doanh nghiệp có đội ngũ kinh doanh với quy trình bán hàng nhiều giai đoạn	Khả năng thiết lập quy trình riêng, phân chia khách hàng theo nhân viên, quản lý nhiều nhóm kinh doanh và theo dõi hiệu suất	CRMVIET, NextX CRM, Salesforce, Zoho CRM, Pipedrive, Freshsales
Doanh nghiệp đang sử dụng nhiều hệ thống quản trị nội bộ	Khả năng kết nối với phần mềm kế toán, ERP, quản lý công việc và đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống	Base CRM, Microsoft Dynamics 365 Sales
Doanh nghiệp có nhiều bộ phận cùng tham gia quản lý khách hàng	Khả năng phân quyền truy cập, chuyển giao thông tin giữa các bộ phận và kiểm soát lịch sử tương tác xuyên suốt	HubSpot CRM, NextX CRM

Khi sàng lọc, doanh nghiệp cần xác định các yêu cầu bắt buộc, kiểm tra khả năng đáp ứng trong gói dịch vụ dự kiến sử dụng và làm rõ chi phí tích hợp, tùy chỉnh. Với những quy trình đặc thù, nên yêu cầu nhà cung cấp trình diễn trên tình huống vận hành thực tế trước khi lựa chọn.

Lựa chọn phần mềm quản lý khách hàng phù hợp giúp doanh nghiệp tối ưu dữ liệu và nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng. Với giải pháp hợp nhất dữ liệu và tự động hóa tiếp thị, CNV – Nền tảng tăng trưởng bền vững và khai thác toàn diện sức mạnh dữ liệu đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình phát triển. Liên hệ hotline 1900 636 400 để được tư vấn.

Khám phá thêm:

• Nâng cao hiệu suất với chiến lược chăm sóc khách hàng ngành fmcg toàn diện.
• Cách xây dựng chiến lược CRM cá nhân hóa giúp tối ưu vòng đời khách hàng và thúc đẩy doanh thu bền vững.

—————————

Để biết thêm thông tin về dịch vụ, liên hệ ngay với chúng tôi:

CNV CDP – Nền tảng tăng trưởng bền vững và khai thác toàn diện sức mạnh dữ liệu

🌎 Facebook: https://www.facebook.com/cnvcdp

📌 Trụ sở: Tầng 3 – 42/2 Nguyễn Văn Trỗi, phường 15, quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.

📌 Văn phòng Hà Nội: Tòa nhà Gem, Số 48 Nguyễn Chánh, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội

☎️ Hotline: 0856.999.959/ 0911.116.587/ 1900.636.400