Hướng dẫn cách gửi hóa đơn điện tử qua Zalo cực đơn giản và nhanh chóng

Vì sao gửi hóa đơn điện tử trên Zalo ngày càng được nhiều doanh nghiệp ưu tiên hơn so với email? Trong thời đại khách hàng thường xuyên online trên Zalo ,gửi hóa đơn điện tử trên Zalo giúp đảm bảo hóa đơn được nhận ngay, hạn chế thất lạc và tiết kiệm thời gian. Bài viết này từ CNV CDP sẽ hướng dẫn bạn cách gửi hóa đơn điện tử qua Zalo, kèm những lưu ý quan trọng để gửi hóa đơn nhanh, đúng và chuyên nghiệp.

1. Tại sao nên gửi hóa đơn điện tử qua Zalo 

Trong bức tranh chuyển đổi số tại Việt Nam, Zalo đã vượt xa vai trò của một ứng dụng nhắn tin để trở thành kênh giao tiếp quan trọng, định hình cách doanh nghiệp kết nối và phục vụ khách hàng. Nhờ nền tảng hạ tầng ổn định cùng thói quen sử dụng của hàng chục triệu người, việc gửi hóa đơn điện tử qua Zalo được xem là bước đi chiến lược, mang đến nhiều lợi ích nổi bật mà ít kênh khác có thể so sánh.

• Tiếp cận đúng tệp khách hàng lớn nhất thị trường: Với mức độ phổ biến gần như toàn diện, Zalo cho phép hóa đơn được gửi kèm thông báo đẩy trực tiếp lên màn hình điện thoại, đảm bảo khách hàng nhận ngay mà không bị “lọt” vào thư rác hay mục quảng cáo như email.
• Gia tăng uy tín nhờ Zalo Official Account (OA): Khi hóa đơn được phát đi từ tài khoản OA đã xác thực, khách hàng dễ dàng nhận diện nguồn gửi chính thống, củng cố niềm tin và rút ngắn thời gian xử lý giao dịch.
• Thúc đẩy thanh toán tức thì trên di động: Hóa đơn đến tay khách hàng ngay trên thiết bị mà họ có thể mở ứng dụng ngân hàng tức khắc, giúp việc thanh toán diễn ra nhanh gọn chỉ trong vài thao tác.
• Gửi đúng người nhờ định danh bằng số điện thoại: Zalo dựa trên số điện thoại – yếu tố định danh chính xác hơn email – giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa sai sót, giảm tranh chấp và vấn đề phát sinh.
• Liên kết mượt mà vào quy trình chăm sóc khách hàng: Việc gửi hóa đơn qua Zalo có thể tích hợp cùng các hoạt động tư vấn, nhắc hạn và giải đáp thắc mắc ngay trong một luồng hội thoại, mang lại trải nghiệm nhất quán và chuyên nghiệp.

2. Hướng dẫn gửi hóa đơn điện tử qua Zalo dễ dàng và chuẩn xác trong vài bước

Trong thời đại số, gửi hóa đơn điện tử qua Zalo không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính tiện lợi và chuẩn xác cho cả người gửi lẫn người nhận. Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể chuyển hóa đơn đến khách hàng một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.

2.1. Hướng dẫn nhanh

Dưới đây là hướng dẫn nhanh cách gửi hóa đơn điện tử qua Zalo, chỉ với vài thao tác đơn giản là bạn có thể chuyển ngay đến khách hàng mà không lo chậm trễ hay thất lạc.

Bước 1: Đăng nhập Zalo trên máy tính hoặc Zalo Web.

Bước 2: Mở cuộc trò chuyện với khách hàng hoặc người nhận hóa đơn.

Bước 3: Nhấn vào biểu tượng Ghim giấy / Đính kèm file bên dưới khung chat.

Bước 4:

• Gửi tập tin: Chọn Chọn tập tin → Tìm và chọn file hóa đơn → Nhấn Open.
• Gửi thư mục: Chọn Chọn thư mục → Tìm và chọn thư mục chứa hóa đơn → Nhấn Select Folder.

Bước 5: Hóa đơn hoặc thư mục sẽ được gửi ngay lập tức đến người nhận qua Zalo.

2.2. Hướng dẫn chi tiết

Để quá trình gửi hóa đơn trên Zalo diễn ra mượt mà và chuyên nghiệp, dưới đây là cách gửi hóa đơn điện tử qua Zalo chi tiết, chỉ cần vài thao tác đơn giản, hóa đơn sẽ đến tay khách hàng nhanh chóng và trọn vẹn.

Bước 1: Đăng nhập Zalo

• Mở ứng dụng Zalo PC trên máy tính hoặc truy cập Zalo Web tại https://zalo.me/pc.
• Nhập số điện thoại và mật khẩu của tài khoản Zalo, hoặc đăng nhập bằng mã QR quét từ ứng dụng Zalo trên điện thoại.

Bước 2: Mở cuộc trò chuyện với người nhận hóa đơn

• Trong giao diện Zalo, chọn tên khách hàng hoặc đối tác mà bạn muốn gửi hóa đơn.
• Nếu chưa có sẵn cuộc trò chuyện, bạn có thể tìm tên hoặc số điện thoại của họ trên thanh tìm kiếm và nhấn Bắt đầu trò chuyện.

Bước 3: Mở công cụ đính kèm file

• Ở phía dưới khung soạn tin nhắn, nhấn vào biểu tượng Ghim giấy (hoặc Kẹp giấy / Đính kèm tùy phiên bản).
• Menu tùy chọn hiện ra gồm Chọn tập tin và Chọn thư mục.

Bước 4: Gửi tập tin hoặc thư mục hóa đơn

Trường hợp gửi tập tin hóa đơn:

• Chọn Chọn tập tin.
• Trong cửa sổ chọn file, tìm đến vị trí lưu file hóa đơn điện tử trên máy tính (thường là file PDF hoặc XML).
• Bạn có thể chọn nhiều file cùng lúc nếu muốn gửi nhiều hóa đơn.
• Nhấn Open để gửi.

Trường hợp gửi thư mục hóa đơn:

• Chọn Chọn thư mục.
• Tìm đến thư mục chứa một hoặc nhiều hóa đơn cần gửi.
• Nhấn Select Folder để gửi.

Bước 5: Xác nhận gửi thành công

• Sau khi gửi, Zalo sẽ hiển thị ngay file hoặc thư mục trong khung chat.
• Người nhận sẽ nhận được thông báo đẩy (notification) trên điện thoại hoặc máy tính, đảm bảo hóa đơn được tiếp cận ngay lập tức.

Xem thêm: Cách xuất hóa đơn Zalo Ads cực ĐƠN GIẢN và NHANH CHÓNG

3. Lưu ý khi gửi hóa đơn điện tử qua Zalo 

Gửi hóa đơn điện tử qua Zalo mang lại tốc độ và sự tiện lợi vượt trội, nhưng nếu không được triển khai cẩn trọng, doanh nghiệp vẫn có thể gặp phải nhiều rủi ro. Để duy trì tính chuyên nghiệp và phòng tránh tranh chấp, cần tuân thủ chặt chẽ các nguyên tắc về pháp lý, bảo mật và giao tiếp với khách hàng.

• Đảm bảo yếu tố pháp lý bằng đầy đủ định dạng tệp: Khi gửi, luôn đính kèm cả file PDF (bản hiển thị) và file XML (dữ liệu gốc). Trong đó, file XML mới là căn cứ pháp lý để kê khai thuế. Việc bỏ sót tệp này có thể khiến hóa đơn mất hiệu lực và gây khó khăn cho cả hai bên.
• Kiểm tra và đồng bộ chính xác số điện thoại khách hàng: Sai sót nhỏ trong số điện thoại có thể dẫn đến việc gửi nhầm hóa đơn, làm rò rỉ thông tin kinh doanh hoặc ảnh hưởng đến uy tín. Cơ sở dữ liệu khách hàng cần được cập nhật thường xuyên và nên xác nhận số Zalo trước khi gửi.
• Thống nhất trước phương thức giao tiếp: Nên trao đổi và đạt thỏa thuận với khách hàng về việc nhận hóa đơn qua Zalo, tránh bị coi là tin nhắn spam. Khi gửi, hãy kèm theo lời nhắn chuyên nghiệp, mô tả ngắn gọn nội dung hóa đơn, thay vì chỉ gửi một tệp trống thông tin.
• Ưu tiên gửi từ Zalo Official Account (OA) đã xác thực: Việc sử dụng OA giúp tăng tính tin cậy và sự chính danh của doanh nghiệp, đồng thời giúp khách hàng yên tâm hơn về nguồn gốc thông tin, hạn chế nguy cơ bị giả mạo.
• Có quy trình lưu trữ và xác nhận sau khi gửi: Không nên chỉ gửi rồi bỏ qua. Cần lưu lại bằng chứng đã gửi (ví dụ: ảnh chụp màn hình) và liên hệ xác nhận nếu khách hàng chưa phản hồi, đặc biệt khi gửi thủ công không có tính năng theo dõi trạng thái tin nhắn.

Nắm vững cách gửi hóa đơn điện tử qua Zalo sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc quản lý chứng từ, tiết kiệm thời gian và tăng tính chuyên nghiệp khi giao dịch.Với những bước đơn giản và tiện lợi. Tận dụng nền tảng quen thuộc này, bạn vừa tiết kiệm thời gian, vừa nâng cao trải nghiệm dịch vụ, tạo ấn tượng tốt và duy trì mối quan hệ bền vững với người nhận. Nếu bạn cần thêm hỗ trợ hoặc tư vấn chi tiết hơn, đừng ngần ngại liên hệ với CNV – Nền tảng tăng trưởng bền vững và khai thác toàn diện sức mạnh dữ liệu qua số 1900 636 400 để được tư vấn miễn phí.

——————————

Để biết thêm thông tin về dịch vụ, liên hệ ngay với chúng tôi:

CNV CDP – Nền tảng tăng trưởng bền vững và khai thác toàn diện sức mạnh dữ liệu

🌎 Facebook: https://www.facebook.com/cnvcdp

📌 Trụ sở: Tầng 3 – 42/2 Nguyễn Văn Trỗi, phường 15, quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.

📌 Văn phòng Hà Nội: Tòa nhà Gem, Số 48 Nguyễn Chánh, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội

☎️ Hotline: 0856.999.959/ 0911.116.587/ 1900.636.400