Trong quản trị doanh nghiệp, mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel không chỉ là bảng tổng hợp số liệu mà còn là công cụ điều hành chiến lược. Doanh nghiệp có thể dựa vào báo cáo này để đánh giá hiệu suất đội ngũ sales, kiểm soát tăng trưởng doanh thu và đưa ra quyết định đầu tư chính xác.

Bài viết dưới đây của CNV CDP tổng hợp 10+ mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel miễn phí, phổ biến nhất và những lưu ý quan trọng khi áp dụng vào thực tế doanh nghiệp.

1. Tổng hợp 10 mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel phổ biến

1.1 Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng theo ngày

Báo cáo doanh thu bán hàng theo ngày là bảng Excel tổng hợp toàn bộ thông tin và số liệu phát sinh từ hoạt động bán hàng trong một ngày cụ thể. Báo cáo thường bao gồm tổng doanh thu, số lượng đơn hàng, giá trị trung bình mỗi đơn, tình trạng thanh toán và doanh thu theo từng sản phẩm hoặc nhân viên phụ trách.

Đối với doanh nghiệp có tần suất giao dịch cao như bán lẻ, phân phối hoặc chuỗi cửa hàng, mẫu báo cáo này giúp nhà quản lý kiểm soát dòng tiền hằng ngày, kịp thời phát hiện các biến động bất thường và xử lý nhanh các vấn đề phát sinh trong vận hành.

Xem thêm: Zalo mini app để tối ưu hóa việc theo dõi đơn hàng hàng ngày.

1.2 Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng theo tuần

Báo cáo doanh thu bán hàng theo tuần là bảng thống kê các hoạt động kinh doanh trong từng tuần, đồng thời thể hiện doanh thu thực tế so với doanh thu mục tiêu đã đặt ra.

Thông qua báo cáo này, doanh nghiệp có thể theo dõi sát tiến độ thực hiện KPI ngắn hạn của đội ngũ sales, đặc biệt trong môi trường mô hình kinh doanh b2b có chu kỳ bán hàng trung bình. Việc đánh giá theo tuần giúp ban điều hành chủ động điều chỉnh chiến lược trước khi kết thúc tháng.

1.3 Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng theo tháng

Bảng báo cáo doanh số bán hàng theo tháng thể hiện toàn bộ số liệu về hoạt động kinh doanh trong một tháng cụ thể. Nội dung thường bao gồm tổng doanh thu, doanh thu theo sản phẩm, theo khách hàng, theo nhân viên và theo kênh bán hàng.

Đây là mẫu báo cáo mang tính quản trị cao, được sử dụng phổ biến trong các cuộc họp đánh giá định kỳ, làm cơ sở phân tích hiệu quả kinh doanh và xây dựng kế hoạch tháng tiếp theo.

Xem thêm: Zalo oa là gì nhằm thu thập dữ liệu khách hàng hàng tháng tốt hơn.

1.4 Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng theo quý

Mẫu báo cáo doanh thu theo quý cung cấp bảng phân tích doanh số trong từng quý của năm. Báo cáo có thể bao gồm dữ liệu về số lượng khách hàng tiềm năng trong pipeline, tỷ lệ chuyển đổi, số đơn hàng đã chốt và tổng giá trị hợp đồng.

Ngoài bảng số liệu, báo cáo theo quý thường đi kèm biểu đồ minh họa xu hướng tăng trưởng, đồng thời so sánh với chỉ tiêu doanh số đã đề ra. Đây là tài liệu quan trọng phục vụ họp chiến lược và đánh giá hiệu suất kinh doanh theo chu kỳ trung hạn.

1.5 Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng theo năm

Báo cáo doanh thu bán hàng theo năm là bản tổng kết toàn diện kết quả kinh doanh trong một năm tài chính. Nội dung thường bao gồm tổng doanh thu, cơ cấu doanh thu theo từng nhóm sản phẩm, chi phí liên quan và so sánh với cùng kỳ năm trước.

Mẫu báo cáo này giúp doanh nghiệp đánh giá tốc độ tăng trưởng, xác định mức độ hoàn thành mục tiêu chiến lược và làm cơ sở xây dựng kế hoạch kinh doanh cho năm tiếp theo.

1.6 Mẫu báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng

Báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng là bảng Excel phản ánh tổng quan doanh thu doanh nghiệp thu được từ hoạt động bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ trong một khoảng thời gian nhất định.

Khác với các mẫu báo cáo theo thời gian cố định, mẫu tổng hợp thường phân tích theo nhiều chiều như sản phẩm, khách hàng, khu vực, phòng ban hoặc kênh bán hàng. Đây là công cụ giúp cấp quản lý có cái nhìn toàn cảnh về hiệu quả kinh doanh.

1.7 Mẫu báo cáo doanh thu theo phòng ban/nhân viên 

Đây là mẫu báo cáo tổng hợp doanh thu theo từng phòng ban hoặc từng nhân viên kinh doanh. Báo cáo thể hiện mức đóng góp doanh thu của từng đơn vị, giúp ban lãnh đạo đánh giá hiệu suất làm việc và so sánh giữa các bộ phận.

Trong doanh nghiệp B2B, nơi KPI gắn trực tiếp với doanh số và hoa hồng, mẫu báo cáo này là căn cứ quan trọng để xây dựng chính sách thưởng – phạt minh bạch.

Xem thêm: Cách gửi file qua zalo để nhân viên gửi báo cáo nhanh chóng hơn.

1.8 Mẫu báo cáo doanh thu theo sản phẩm/ nhóm sản phẩm

Bảng báo cáo này thể hiện doanh số bán hàng của từng sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp. Dữ liệu giúp doanh nghiệp xác định mặt hàng mang lại doanh thu lớn, sản phẩm có hiệu suất thấp và cơ cấu doanh thu theo danh mục.

Thông qua phân tích theo mã hàng (SKU), nhà quản lý có thể tối ưu danh mục sản phẩm, điều chỉnh chiến lược giá và kiểm soát tồn kho hiệu quả hơn.

1.9 Mẫu báo cáo doanh thu theo khách hàng

Trong môi trường B2B, báo cáo doanh thu theo khách hàng có giá trị quản trị cao vì mỗi hợp đồng thường có giá trị lớn. Báo cáo giúp doanh nghiệp xác định nhóm khách hàng chiến lược, khách hàng mang lại doanh thu cao và tỷ lệ khách hàng quay lại.

Đây là cơ sở để xây dựng chính sách chăm sóc khách hàng trọng điểm và tối ưu giá trị vòng đời khách hàng thông qua một quy trình chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.

1.10 Mẫu báo cáo doanh thu theo khu vực/chi nhánh

Doanh thu có thể đến từ nhiều kênh như bán trực tiếp, online, đại lý hoặc qua điện thoại. Việc lập báo cáo doanh thu theo từng kênh giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ hiệu quả của từng kênh phân phối.

Từ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược marketing và phân bổ ngân sách phù hợp nhằm tối ưu doanh thu và lợi nhuận.

Xem thêm: Báo cáo kết quả kinh doanh và tầm quan trọng trong quản lý chi nhánh hiệu quả.

1.11 Mẫu báo cáo doanh thu theo kênh bán hàng

Lập báo cáo doanh thu theo khu vực đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp hoạt động trên nhiều địa bàn khác nhau. Báo cáo giúp so sánh hiệu quả kinh doanh giữa các chi nhánh, tỉnh/thành hoặc thị trường.

Dựa trên dữ liệu này, ban lãnh đạo có thể đưa ra quyết định mở rộng, tái cơ cấu hoặc tập trung đầu tư vào khu vực có tiềm năng tăng trưởng cao.

1.12 Mẫu báo cáo so sánh doanh thu thực tế và mục tiêu (KPI)

Mẫu báo cáo này tập trung vào việc so sánh giữa doanh thu đạt được và chỉ tiêu kế hoạch trong cùng một kỳ. Ngoài việc thể hiện tỷ lệ hoàn thành KPI, báo cáo còn phân tích chênh lệch và nguyên nhân biến động.

Đây là công cụ quản trị quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả thực thi chiến lược tăng trưởng và kịp thời điều chỉnh khi có dấu hiệu lệch mục tiêu.

2. Lợi ích khi sử dụng mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel 

Trong môi trường kinh doanh, giá trị hợp đồng lớn và dòng tiền cần được kiểm soát chặt chẽ, báo cáo doanh thu không chỉ phục vụ mục đích thống kê mà còn là công cụ điều hành. Khi được thiết kế bài bản, mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel có thể hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát hiệu suất và ra quyết định dựa trên dữ liệu cụ thể.

• Kiểm soát doanh thu theo thời gian: Theo dõi doanh số theo ngày, tuần, tháng hoặc quý, giúp nhà quản lý nhận diện xu hướng tăng trưởng và kịp thời điều chỉnh kế hoạch kinh doanh.
• Đánh giá hiệu suất đội ngũ kinh doanh: Đo lường doanh thu theo từng nhân viên, phòng ban hoặc nhóm bán hàng, hỗ trợ so sánh với KPI và xây dựng chính sách thưởng minh bạch.
• Phân tích hiệu quả theo sản phẩm và khách hàng: Xác định sản phẩm chủ lực, nhóm khách hàng mang lại giá trị cao và kênh bán hàng hiệu quả để tối ưu chiến lược phát triển.
• So sánh kế hoạch và thực tế: Theo dõi mức độ hoàn thành mục tiêu, chênh lệch doanh thu và tốc độ tăng trưởng qua từng kỳ báo cáo.
• Tiết kiệm chi phí triển khai: Không yêu cầu đầu tư hệ thống phức tạp, phù hợp với doanh nghiệp B2B quy mô nhỏ và vừa hoặc giai đoạn đầu vận hành.
• Tùy chỉnh linh hoạt theo mô hình kinh doanh: Doanh nghiệp có thể bổ sung các chỉ số quản trị như lợi nhuận gộp, giá trị hợp đồng, công nợ, vòng đời khách hàng tùy theo nhu cầu thực tế.
  Tạo nền tảng dữ liệu cho chuyển đổi số: Dữ liệu được chuẩn hóa trên Excel giúp doanh nghiệp dễ dàng chuyển sang CRM hoặc hệ thống quản trị chuyên sâu khi quy mô tăng trưởng.

Xem thêm: CDP là gì và tại sao doanh nghiệp cần nền tảng dữ liệu khách hàng để tổng hợp báo cáo tự động.

3. Các thành phần trong mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel

Dù doanh nghiệp lựa chọn bất kỳ mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel phổ biến, cấu trúc dữ liệu vẫn cần đảm bảo đầy đủ các thành phần cốt lõi. Việc doanh nghiệp xây dựng báo cáo đúng cấu trúc ngay từ đầu sẽ quyết định chất lượng phân tích và khả năng mở rộng về sau:
3.1 Thông tin chung

Phần thông tin chung giúp xác định phạm vi và trách nhiệm của báo cáo. Đây là khu vực bắt buộc để đảm bảo tính minh bạch và phục vụ đối chiếu nội bộ hoặc kiểm toán.

• Tên doanh nghiệp: Xác định đơn vị lập báo cáo đặc biệt quan trọng với tập đoàn có nhiều công ty thành viên.
• Kỳ báo cáo: Theo tháng, quý hoặc năm; cần ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc.
• Người lập báo cáo: Ghi rõ họ tên và bộ phận phụ trách để đảm bảo tính chịu trách nhiệm dữ liệu.

Với doanh nghiệp có nhiều phòng kinh doanh, nên bổ sung thêm phạm vi áp dụng toàn công ty, chi nhánh, ngành hàng.

3.2 Dữ liệu giao dịch chi tiết

.Mọi chỉ số tổng hợp và phân tích đều được tính toán từ bảng dữ liệu này. Cấu trúc dữ liệu cần được chuẩn hóa để tránh sai lệch khi dùng Pivot Table hoặc công thức tự động. Các cột thông tin bắt buộc gồm:

• Ngày giao dịch: Căn cứ ghi nhận doanh thu theo kỳ.
• Mã đơn hàng: Giúp truy xuất nhanh khi cần kiểm tra hoặc đối chiếu hợp đồng.
• Mã sản phẩm / dịch vụ: Phục vụ phân tích theo danh mục.
• Tên sản phẩm / dịch vụ: Dễ theo dõi và đọc báo cáo.
• Số lượng: Số lượng thực tế đã bán.
• Đơn giá: Giá bán chưa hoặc đã bao gồm thuế (cần thống nhất).
• Thành tiền: Tự động tính bằng công thức (Số lượng × Đơn giá).
• Thuế (VAT): Phân tách rõ để phục vụ kế toán và phân tích lợi nhuận.
• Trạng thái thanh toán: Đã thanh toán, công nợ, thanh toán một phần.

Đối với B2B, nên bổ sung thêm các trường như: mã khách hàng, nhân viên phụ trách, hợp đồng liên quan, thời hạn thanh toán để phục vụ quản trị công nợ và hiệu suất sales.

Xem thêm: Sales lead là gì và cách phân loại lead để tối ưu dữ liệu giao dịch.

3.3 Bảng tổng hợp

Sau khi có dữ liệu chi tiết, báo cáo cần một khu vực tổng hợp để ban lãnh đạo theo dõi nhanh tình hình kinh doanh mà không cần xem từng dòng giao dịch. Bảng tổng hợp tối thiểu cần thể hiện:

• Tổng doanh thu theo kỳ
• Doanh thu theo sản phẩm / nhóm sản phẩm
• Doanh thu theo khách hàng
• Doanh thu theo nhân viên kinh doanh
• So sánh với mục tiêu (KPI hoặc kế hoạch)

Phần này nên sử dụng Pivot Table kết hợp biểu đồ để trực quan hóa dữ liệu. Với doanh nghiệp có nhiều kênh bán hàng (offline, online, đại lý), cần bổ sung thêm phân tích theo kênh để đánh giá hiệu quả phân phối.

3.4 Chỉ số phân tích mở rộng

Để báo cáo không chỉ dừng ở mức “ghi nhận doanh thu”, doanh nghiệp nên tích hợp thêm các chỉ số phân tích phục vụ ra quyết định chiến lược. Các chỉ số nên bổ sung gồm:

• Tỷ lệ hoàn thành KPI: Doanh thu thực tế / Doanh thu mục tiêu.
• Giá trị đơn hàng trung bình (AOV): Tổng doanh thu / Số đơn hàng.
• Tỷ lệ khách hàng mới: Số khách hàng mới / Tổng khách hàng phát sinh trong kỳ.
• Biên lợi nhuận gộp: (Doanh thu – Giá vốn) / Doanh thu.

Những chỉ số này giúp ban lãnh đạo đánh giá không chỉ quy mô doanh thu mà còn chất lượng doanh thu, mức độ tăng trưởng và hiệu quả vận hành.

Xem thêm: App quản lý bán hàng miễn phí hỗ trợ tự động hóa bảng tổng hợp doanh thu.

4. Hướng dẫn cách lập báo cáo doanh thu bằng Excel tự động cơ bản

Trong số các mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel phổ biến hiện nay (theo ngày, tuần, tháng, quý, năm, theo phòng ban, sản phẩm, khu vực, kênh bán…), điểm chung của các file hiệu quả là đều được xây dựng trên nền tảng dữ liệu chuẩn hóa và có khả năng tổng hợp tự động. Dưới đây là quy trình thiết lập một file báo cáo doanh thu cơ bản nhưng đủ dùng cho doanh nghiệp B2B.

Bước 1: Chuẩn hóa sheet dữ liệu gốc (DATA)

Tạo một sheet riêng tên DATA và nhập toàn bộ giao dịch phát sinh trong kỳ. Không nên nhập dữ liệu rải rác ở nhiều sheet.

Cấu trúc cột khuyến nghị: Ngày | Mã đơn | Mã khách hàng | Sản phẩm | Nhân viên | Khu vực | Kênh bán | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền | Thuế | Trạng thái thanh toán

Trong đó:

• Thành tiền = Số lượng * Đơn giá
• Tổng doanh thu (nếu cần) = Thành tiền + Thuế

Nguyên tắc quan trọng:

• Mỗi dòng = 1 giao dịch hoặc 1 dòng sản phẩm trong đơn hàng
• Không gộp ô, không chèn dòng trống giữa bảng
• Định dạng dữ liệu chuẩn (Date cho ngày, Number cho số tiền)

Với doanh nghiệp B2B, nên bổ sung thêm: mã hợp đồng, thời hạn thanh toán, nhóm khách hàng để phục vụ phân tích công nợ và hiệu suất theo account.

Bước 2: Sử dụng Pivot Table để tổng hợp tự động

Sau khi chuẩn hóa dữ liệu:

• Chọn toàn bộ bảng DATA
• Vào Insert → Pivot Table
• Chọn vùng dữ liệu
• Tạo Pivot ở sheet mới (ví dụ: REPORT)

Tùy mục đích báo cáo, kéo các trường vào:

• Rows: Tháng / Nhân viên / Sản phẩm / Khu vực
• Values: Thành tiền (Sum)

Bước 3: Tạo Dashboard trực quan

Sau khi có Pivot, doanh nghiệp nên xây dựng một sheet DASHBOARD để lãnh đạo theo dõi nhanh. Các thành phần nên có:

• Biểu đồ cột: So sánh doanh thu giữa các tháng hoặc giữa các phòng ban
• Biểu đồ đường: Thể hiện xu hướng tăng trưởng theo thời gian
• Biểu đồ tròn (nếu cần): Tỷ trọng doanh thu theo sản phẩm hoặc kênh bán Slicer: Bộ lọc theo tháng, quý, nhân viên, khu vực

Bước 4: Kiểm soát công thức và tự động hóa cơ bản

Ngoài Pivot, một số hàm quan trọng cần sử dụng:

• SUM: Tính tổng doanh thu
• SUMIFS: Tính doanh thu theo điều kiện (theo nhân viên, theo tháng…)
• IF: So sánh KPI đạt/chưa đạt
• VLOOKUP / HLOOKUP: Lấy thông tin từ bảng danh mục (ví dụ: tra cứu tên khách hàng theo mã)

Lưu ý quan trọng:

• Hạn chế lồng công thức quá phức tạp
• Không tham chiếu vòng lặp
• Khóa vùng dữ liệu bằng Table (Ctrl + T) để tự động mở rộng khi thêm dòng mới

Khi dữ liệu vượt quá vài chục nghìn dòng hoặc có nhiều người cùng chỉnh sửa, Excel bắt đầu bộc lộ hạn chế về tốc độ và kiểm soát sai sót.

5. Lưu ý khi thực hiện mẫu báo cáo bán hàng bằng Excel

Khi sử dụng mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel, doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ cả dữ liệu đầu vào lẫn cách trình bày để đảm bảo báo cáo có giá trị quản trị thực tế, không chỉ dừng ở mức tổng hợp số liệu.

• Chuẩn hóa và xác thực nguồn dữ liệu: Sử dụng dữ liệu từ hệ thống bán hàng, Zalo CRM hoặc ERP để hạn chế nhập liệu thủ công. Kiểm tra đối chiếu với hóa đơn, đơn hàng, hợp đồng nhằm đảm bảo số liệu chính xác trước khi tổng hợp.
• Thiết kế cấu trúc dữ liệu thống nhất ngay từ đầu: Không gộp ô, không chèn dòng trống, mỗi dòng tương ứng một giao dịch. Định dạng đúng kiểu dữ liệu (ngày, số tiền) để tránh lỗi khi dùng Pivot Table hoặc công thức.
• Kiểm soát công thức và vùng tham chiếu: Rà soát các hàm SUM, SUMIFS, VLOOKUP/HLOOKUP để tránh sai lệch. Nên chuyển bảng dữ liệu sang dạng Table (Ctrl + T) để tự động mở rộng khi thêm dòng mới.
• Trình bày logic, trực quan: Báo cáo cần có bố cục rõ ràng: dữ liệu chi tiết – bảng tổng hợp – biểu đồ minh họa. Hạn chế dàn trải quá nhiều chỉ số không liên quan đến mục tiêu quản trị.
• Tập trung vào chỉ số cốt lõi: Ưu tiên các chỉ số như: tổng doanh thu, doanh thu theo sản phẩm/kênh/nhân viên, tỷ lệ hoàn thành KPI, giá trị đơn hàng trung bình, biên lợi nhuận gộp.
• So sánh và phân tích biến động: Không chỉ liệt kê số liệu, cần so sánh với kỳ trước, cùng kỳ năm trước hoặc mục tiêu kế hoạch để nhận diện xu hướng tăng/giảm và nguyên nhân.
• Lưu trữ và quản lý phiên bản báo cáo: Lưu trữ theo kỳ (tháng, quý, năm) để phục vụ đối chiếu dài hạn. Hạn chế nhiều người chỉnh sửa cùng lúc gây xung đột dữ liệu.
• Nhận diện giới hạn của Excel: Khi dữ liệu lớn, nhiều phòng ban cùng thao tác hoặc cần báo cáo real-time, Excel dễ phát sinh lỗi và khó kiểm soát. Doanh nghiệp quy mô vừa và lớn nên cân nhắc hệ thống CRM hoặc phần mềm quản trị chuyên sâu để tự động hóa và đồng bộ dữ liệu.

Việc lựa chọn và sử dụng đúng mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel phù hợp với quy mô doanh nghiệp là bước đệm quan trọng để chuẩn hóa quy trình quản trị dòng tiền và hiệu suất kinh doanh. Dù Excel là công cụ linh hoạt, tiết kiệm và dễ sử dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhưng để thực sự bứt phá và tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng, doanh nghiệp cần một cái nhìn sâu sắc hơn từ những dữ liệu thô này. Hãy liên hệ CNV – Nền tảng tăng trưởng bền vững và khai thác toàn diện sức mạnh dữ liệu qua số 1900 636 400 để được tư vấn miễn phí.

—————————

Để biết thêm thông tin về dịch vụ, liên hệ ngay với chúng tôi:

CNV CDP – Nền tảng tăng trưởng bền vững và khai thác toàn diện sức mạnh dữ liệu

🌎 Facebook: https://www.facebook.com/cnvcdp

📌 Trụ sở: Tầng 3 – 42/2 Nguyễn Văn Trỗi, phường 15, quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.

📌 Văn phòng Hà Nội: Tòa nhà Gem, Số 48 Nguyễn Chánh, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội

☎️ Hotline: 0856.999.959/ 0911.116.587/ 1900.636.400