Mẫu thu thập thông tin khách hàng PHỔ BIẾN, HIỆU QUẢ và CHUYÊN NGHIỆP nhất

Mẫu thu thập thông tin khách hàng đóng vai trò trung tâm trong việc xây dựng mối quan hệ bền vững với người dùng. Đồng thời cung cấp nền tảng vững chắc cho các hoạt động marketing và chăm sóc khách hàng. Trong thời đại số, việc thu thập dữ liệu từ khách hàng giúp doanh nghiệp hiểu rõ hành vi tiêu dùng. Còn là “chìa khóa” để cá nhân hóa trải nghiệm và tối ưu chiến lược kinh doanh. Cùng CNV CDP tìm hiểu về các form thu thập thông tin và nhu cầu khách hàng dưới đây.

1. Mẫu thu thập thông tin khách hàng là gì?

Trước khi đi sâu vào các loại biểu mẫu phổ biến, hãy cùng tìm hiểu khái niệm cơ bản. Mẫu thu thập thông tin khách hàng là một biểu mẫu được thiết kế để ghi nhận các dữ liệu quan trọng từ người dùng hoặc phản hồi sau trải nghiệm. Các mẫu phiếu thông tin khách hàng Spa, biểu mẫu đăng ký nhận tư vấn, hay landing page thu thập thông tin khách hàng đều là ví dụ điển hình cho hình thức này. 

Tùy theo mục đích sử dụng, doanh nghiệp có thể điều chỉnh nội dung và định dạng của mẫu để thu thập thông tin phù hợp nhất. Một Form thu thập thông tin người dùng thường được cấu trúc thành hai nhóm dữ liệu chính: thông tin cơ bản và thông tin bổ sung.

• Thông tin cơ bản: Bao gồm các trường dữ liệu như họ tên, email, số điện thoại và địa chỉ. Đây là những thông tin tối thiểu giúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động như giao hàng, xác nhận đơn, gửi phản hồi hoặc liên hệ tư vấn. Đồng thời, đóng vai trò là kênh kết nối trực tiếp giữa khách hàng và doanh nghiệp trong các chiến dịch chăm sóc và tiếp thị.
• Thông tin bổ sung: Là những dữ liệu được cập nhật dựa trên các lần tương tác hoặc hành vi của khách hàng, như nhu cầu sử dụng dịch vụ, thói quen mua sắm, sở thích cá nhân hoặc ghi chú đặc biệt từ đội ngũ bán hàng. Nhóm thông tin này mang tính định tính và đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp hiểu sâu hơn về từng khách hàng, từ đó cá nhân hóa trải nghiệm và nâng cao hiệu quả chăm sóc dài hạn, bao gồm cả cách chăm sóc khách hàng sau bán hàng.

Xem thêm: Mẫu tin nhắn chăm sóc khách hàng spa HIỆU QUẢ  cho doanh nghiệp

2. Vai trò của mẫu thu thập thông tin khách hàng

Việc sử dụng biểu mẫu không chỉ dừng lại ở việc thu thập dữ liệu, mà còn đóng vai trò chiến lược trong quá trình phát triển doanh nghiệp, cụ thể:

• Hỗ trợ phân tích và hiểu rõ khách hàng: Mẫu thu thập thông tin khách hàng, đặc biệt là các form khảo sát nhu cầu, giúp doanh nghiệp thu thập dữ liệu về hành vi tiêu dùng, tâm lý khách hàng khi mua, mức độ hài lòng và kỳ vọng từ khách hàng. Đây là cơ sở quan trọng để xây dựng chân dung khách hàng (buyer persona) chính xác, từ đó định hướng chiến lược sản phẩm, truyền thông và chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.
• Nâng cao chất lượng dịch vụ và trải nghiệm người dùng: Các biểu mẫu như form đăng ký, mẫu phản hồi, hay phiếu thông tin khách hàng Spa hỗ trợ doanh nghiệp thu thập dữ liệu phục vụ cá nhân hóa dịch vụ. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh sản phẩm hoặc quy trình phục vụ theo đúng nhu cầu thực tế của từng nhóm khách hàng, giúp tăng mức độ hài lòng và khả năng quay lại.
• Tối ưu hóa chiến lược marketing và bán hàng: Việc tạo form thu thập thông tin khách hàng Google, mẫu đăng ký nhận bản tin hoặc yêu cầu báo giá không chỉ giúp doanh nghiệp mở rộng tệp khách hàng tiềm năng mà còn hỗ trợ triển khai các chiến dịch email marketing, remarketing và chăm sóc khách hàng tự động. Đây là yếu tố then chốt giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi, giảm chi phí quảng cáo và nâng cao hiệu quả bán hàng.

Xem thêm: Mẫu tin nhắn chăm sóc khách hàng zalo khiến khách hàng HÀI LÒNG

3. Các loại mẫu thu thập thông tin phổ biến, hiệu quả và chuyên nghiệp nhất hiện nay

Dưới đây là danh sách các loại mẫu thu thập thông tin khách hàng được ứng dụng nhiều nhất, mỗi loại phù hợp với một mục tiêu kinh doanh cụ thể:

3.1. Mẫu thu thập thông tin liên hệ

Đây là loại biểu mẫu cơ bản và phổ biến nhất, thường được đặt ở trang “Liên hệ” của website hoặc xuất hiện dưới dạng pop-up. Mẫu thu thập thông tin liên hệ thường yêu cầu người dùng cung cấp tên, số điện thoại, email và nội dung cần trao đổi. Doanh nghiệp sử dụng mẫu này để tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ, phản hồi và tạo kênh giao tiếp trực tiếp với khách hàng tiềm năng.

3.2. Form thu thập thông tin đăng ký của khách hàng

Mẫu Form thu thập thông tin khách hàng thường xuất hiện khi người dùng đăng ký sử dụng dịch vụ, tạo tài khoản hoặc tải tài liệu. Thông tin được thu thập bao gồm họ tên, email, ngành nghề, nhu cầu cụ thể,… Mẫu thu thập thông tin khách hàng này, giúp doanh nghiệp phân loại khách hàng, cá nhân hóa quy trình chăm sóc và nâng cao chất lượng tư vấn ngay từ bước đầu.

Xem thêm: Mẫu tin nhắn trả lời khách hàng NHANH CHÓNG và CHUYÊN NGHIỆP

3.3. Mẫu thu thập thông tin khảo sát từ khách hàng

Được thiết kế để thu thập phản hồi, đánh giá hoặc nghiên cứu thị trường, mẫu khảo sát thường bao gồm:

• Các câu hỏi mở
• Lựa chọn 
• Đánh giá mức độ hài lòng. 

Đây là công cụ quan trọng để hiểu rõ kỳ vọng, hành vi, hoặc những khó khăn khách hàng đang gặp phải. Từ mẫu thu thập thông tin khách hàng này,  doanh nghiệp cải thiện dịch vụ và chiến lược phát triển sản phẩm.

Xem thêm: Hình thức chăm sóc khách hàng giúp TĂNG DOANH SỐ

3.4. Form thu thập thông tin đặt hàng

Mẫu Form đặt hàng là biểu mẫu thiết yếu trong các website bán hàng, đặc biệt với các doanh nghiệp thương mại điện tử. Mẫu thu thập thông tin khách hàng thường yêu cầu thông tin như sản phẩm, số lượng, địa chỉ giao hàng, phương thức thanh toán… Việc tối ưu form này giúp giảm tỷ lệ từ bỏ giỏ hàng và tăng tỷ lệ chuyển đổi đơn hàng thành công.

Xem thêm: Bật mí kỹ năng chăm sóc khách hàng để tăng tỷ lệ “GIỮ CHÂN KHÁCH HÀNG”

3.5. Form thu thập thông tin khách hàng đăng ký tài khoản

Mẫu thu thập thông tin khách hàng đăng ký tài khoản được sử dụng khi khách hàng tạo tài khoản mới trên website hoặc ứng dụng. Việc bảo mật và xử lý dữ liệu người dùng trong mẫu này cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về quyền riêng tư. Bên cạnh thông tin cơ bản, doanh nghiệp có thể thêm trường khác để phục vụ các chương trình cá nhân hóa sau này như:

• Mật khẩu
• Giới tính
• Ngày sinh 

Xem thêm: Kịch bản chăm sóc khách hàng nhằm TĂNG DOANH SỐ cho doanh nghiệp

3.6. Mẫu thu thập thông tin đăng ký nhận bản tin của khách hàng

Form thu thập thông tin khách hàng đăng ký nhận bản tin, giúp doanh nghiệp xây dựng danh sách email chất lượng để gửi bản tin, thông báo khuyến mãi hoặc nội dung hữu ích định kỳ. Thường chỉ yêu cầu tên và email, mẫu thu thập thông tin khách hàng này cần đi kèm lời cam kết minh bạch về tần suất gửi, nội dung để tăng tỷ lệ chuyển đổi và giảm khả năng bị đánh dấu spam.

Xem thêm: Hướng dẫn quy trình chăm sóc khách hàng HIỆU QUẢ để tăng doanh số bán hàng

3.7. Form thu thập thông tin yêu cầu báo giá

Loại biểu mẫu thu thập thông tin khách hàng theo yêu cầu báo giá, thường xuất hiện trên website doanh nghiệp B2B hoặc các ngành có dịch vụ theo yêu cầu. Mẫu báo giá thường yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin liên hệ và nhu cầu chi tiết để đội ngũ kinh doanh phản hồi nhanh chóng. Đây là kênh quan trọng để xác định và tiếp cận khách hàng tiềm năng có nhu cầu thực sự.

Xem thêm: Mẫu tin nhắn chăm sóc khách hàng cũ cho doanh nghiệp HIỆU QUẢ, TĂNG tỷ lệ bán hàng

3.8. Mẫu thu thập thông tin khách hàng đăng ký sự kiện

Form đăng ký sự kiện phục vụ cho hội thảo, webinar, workshop hoặc chương trình ra mắt sản phẩm. Thông tin thường thu thập bao gồm họ tên, chức danh, công ty, số điện thoại và email. Mẫu này không chỉ hỗ trợ công tác tổ chức mà còn là cơ hội để mở rộng tệp khách hàng chất lượng trong cùng ngành.

Xem thêm: Chia cách thuyết phục khách hàng HIỆU QUẢ giúp TĂNG DOANH THU

3.9. Mẫu thu thập thông tin tham gia khuyến mại của khách

Mẫu thu thập thông tin tham gia khuyến mãi đơn giản, dễ thao tác dành cho doanh nghiệp. Đồng thời, phải minh bạch về thể lệ và quyền lợi người tham gia để tạo cảm giác tin cậy và thúc đẩy hành động. Đây là loại biểu mẫu thu thập thông tin khách hàng thường được dùng trong các chiến dịch quảng bá sản phẩm như:

• Minigame
• Rút thăm trúng thưởng
• Ưu đãi giới hạn. 

Xem thêm: Mẹo xây dựng lòng trung thành của khách hàng với doanh nghiệp

4. Cách tạo mẫu thu thập thông tin khách hàng

Việc tạo form thu thập thông tin khách hàng Google là một lựa chọn đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả, đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Để tạo ra một mẫu thu thập thông tin khách hàng hiệu quả, bạn cần tuân theo các bước sau:

• Xác định mục tiêu: Mục đích của biểu mẫu là gì? Thu thập để bán hàng, khảo sát hay chăm sóc khách hàng?
• Lựa chọn nền tảng phù hợp: Doanh nghiệp có thể sử dụng Google Forms, Typeform, JotForm hoặc các công cụ CRM có sẵn.
• Thiết kế biểu mẫu rõ ràng, ngắn gọn: Tránh quá nhiều trường thông tin khiến khách hàng ngại điền.
• Tối ưu hóa cho mobile: Đa phần người dùng truy cập từ điện thoại, nên form cần dễ đọc và điền trên di động.
• Kèm theo quyền lợi: Ví dụ như nhận ưu đãi, ebook miễn phí, mã giảm giá khi điền form.

Xem thêm: Top mẫu content Feedback khách hàng HAY và CHUYÊN NGHIỆP

5. Những lưu ý khi tạo mẫu thu thập thông tin từ khách hàng

Để mẫu thu thập thông tin khách hàng hoạt động hiệu quả và chuyên nghiệp, có một số lưu ý quan trọng mà bạn cần thực hiện:

• Đơn giản và dễ hiểu: Đảm bảo mẫu thiết kế theo dạng Landing Page thu thập thông tin khách hàng với giao diện tối giản, tránh gây rối mắt cho người dùng.
• Trường thông tin cần thiết: Chỉ yêu cầu những thông tin quan trọng để khách hàng không cảm thấy phiền toái. Các trường “Những câu hỏi thu thập thông tin khách hàng” cần được chọn lọc kỹ càng nhằm tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi.
• Bảo mật thông tin: Cam kết bảo mật dữ liệu của khách hàng là một tiêu chí hàng đầu trong mọi mẫu thu thập thông tin khách hàng.
• Tối ưu cho mobile: Với xu hướng sử dụng thiết bị di động ngày càng tăng, đảm bảo mẫu thu thập thông tin khách hàng có giao diện phản hồi nhanh chóng trên mọi nền tảng.
• Kiểm tra hiệu quả: Thường xuyên kiểm tra và cập nhật mẫu, cũng như theo dõi danh sách thông tin khách hàng để cải thiện chiến lược tương tác và chăm sóc khách hàng.

Xây dựng và triển khai mẫu thu thập thông tin khách hàng không chỉ là một hành động kỹ thuật, mà là chiến lược giúp doanh nghiệp thấu hiểu người dùng, cá nhân hóa dịch vụ và tăng trưởng bền vững. Hãy liên hệ đến CNV – Nền tảng tăng trưởng bền vững và khai thác toàn diện sức mạnh dữ liệu qua số 1900 636 400 để được tư vấn miễn phí.

Xem thêm: Doanh nghiệp đang chuyển mình nhờ áp dụng chăm sóc khách hàng tự động trong vận hành

Xem thêm:Tăng nhận diện thương hiệu với thiết kế email marketing độc đáo.

————————————-

Để biết thêm thông tin về dịch vụ, liên hệ ngay với chúng tôi:

CNV CDP – Nền tảng tăng trưởng bền vững và khai thác toàn diện sức mạnh dữ liệu

🌎 Facebook: https://www.facebook.com/cnvcdp 

📌 Trụ sở: Tầng 3 – 42/2 Nguyễn Văn Trỗi, phường 15, quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.

📌 Văn phòng Hà Nội: Tòa nhà Gem, Số 48 Nguyễn Chánh, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội

☎️ Hotline: 0856.999.959/ 0911.116.587/ 1900.636.400