Top 11+ cách chăm sóc khách hàng tiềm năng giúp TĂNG TỶ LỆ CHUYỂN ĐỔI

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày càng gay gắt, chăm sóc khách hàng tiềm năng là chìa khóa giúp doanh nghiệp tối ưu tỷ lệ chuyển đổi và tăng trưởng bền vững. Việc chăm sóc đúng đối tượng khách hàng sẽ tạo nên giá trị dài hạn. Bài viết này CNV CDP sẽ trình bày về khái niệm, tầm quan trọng, lợi ích và những cách chăm sóc khách hàng tiềm năng hiệu quả, giúp doanh nghiệp biến cơ hội thành doanh thu thực sự.

1. Tổng quan giới thiệu về chăm sóc khách hàng tiềm năng

Chăm sóc khách hàng tiềm năng đóng vai trò then chốt trong mọi chiến lược bán hàng và marketing. Phần này sẽ đi sâu vào định nghĩa khách hàng tiềm năng, làm rõ tại sao cách chăm sóc khách hàng tiềm năng hiệu quả lại là yếu tố quyết định cho sự thành công bền vững của doanh nghiệp.

1.1. Khách hàng tiềm năng là ai mà cần phải quan tâm?

Nói một cách đơn giản, khách hàng tiềm năng là những cá nhân hoặc tổ chức có nhu cầu hoặc mong muốn về sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Đồng thời, cũng là người dùng có khả năng tài chính để thực hiện giao dịch mua hàng. Tuy nhiên, chưa thực sự trở thành khách hàng có thể đang trong giai đoạn tìm hiểu, cân nhắc, so sánh các lựa chọn khác nhau trên thị trường. 

Để hiểu rõ hơn về cách chăm sóc khách hàng tiềm năng hiệu quả, chúng ta cần xem xét điều gì khiến những đối tượng này trở nên đặc biệt và đáng để doanh nghiệp dành sự quan tâm đặc biệt. Vậy, điều gì khiến những đối tượng này trở nên đặc biệt và đáng để doanh nghiệp dành sự quan tâm đặc biệt?

• Nguồn doanh thu tương lai: Khách hàng tiềm năng chính là những người có khả năng cao nhất sẽ mang lại doanh thu cho doanh nghiệp trong tương lai. 
• Nhu cầu chưa được đáp ứng: Khách hàng tiềm năng đang tìm kiếm một giải pháp cho vấn đề hoặc một sản phẩm/dịch vụ để thỏa mãn nhu cầu của. 
• Trở thành những khách hàng trung thành: Một quy trình chăm sóc khách hàng tiềm năng hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc chuyển đổi thành khách hàng mua hàng lần đầu. 
• Giới thiệu khách hàng mới: Những khách hàng hài lòng thường có xu hướng chia sẻ những trải nghiệm tốt đẹp với bạn bè, người thân và đồng nghiệp. 

1.2. Tầm quan trọng của việc chăm sóc khách hàng tiềm năng

Việc áp dụng đúng cách chăm sóc khách hàng tiềm năng không chỉ giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi mà còn tạo ra mối quan hệ lâu dài và bền vững với khách hàng. Một khách hàng tiềm năng nếu không được chăm sóc đúng cách sẽ dễ dàng chuyển sang đối thủ mà không hề hay biết. 

Chính vì vậy, việc duy trì liên lạc, cung cấp thông tin giá trị và xây dựng niềm tin là cốt lõi trong việc chăm sóc khách hàng tiềm năng hiệu quả, giúp gia tăng cơ hội bán hàng rõ rệt.

Xem thêm: Khám phá cách tìm kiếm khách hàng tiềm năng trên Zalo.

2. Lợi ích khi chăm sóc khách hàng tiềm năng đúng cách

Cách chăm sóc khách hàng tiềm năng đúng cách giúp doanh nghiệp cải thiện tỷ lệ chuyển đổi, mang lại những lợi ích dài hạn, hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững. Dưới đây là một số lợi ích quan trọng khi áp dụng hiệu quả:

• Tăng tỷ lệ chuyển đổi: Khi khách hàng tiềm năng cảm nhận được sự quan tâm và chăm sóc từ doanh nghiệp sẽ có xu hướng chuyển đổi thành khách hàng thực sự nhanh chóng hơn.
• Xây dựng lòng trung thành: Việc duy trì sự liên lạc và cung cấp hỗ trợ sau bán hàng sẽ giúp xây dựng mối quan hệ lâu dài, tạo ra những khách hàng trung thành.
• Tiết kiệm chi phí marketing: Việc chăm sóc khách hàng tiềm năng đúng cách sẽ giúp giảm thiểu chi phí thu hút khách hàng mới, bởi vì khách hàng hiện tại đã có sự tin tưởng và sẵn sàng trở thành khách hàng trung thành.
• Cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ: Trong quá trình triển khai cách chăm sóc khách hàng tiềm năng, doanh nghiệp sẽ thu thập được phản hồi hữu ích để nâng cao chất lượng sản phẩm, từ đó phục vụ thị trường tốt hơn.
• Tăng cơ hội phát triển thị trường: Khi chăm sóc khách hàng tiềm năng tốt, doanh nghiệp sẽ xây dựng được một mạng lưới khách hàng rộng lớn, từ đó mở rộng cơ hội phát triển và gia tăng doanh thu.

Xem thêm: Tìm hiểu cách lọc data khách hàng để tối ưu chiến dịch.

3. Top 11+ phương pháp chăm sóc khách hàng tiềm năng hiệu quả nhất

Điều tiếp theo là triển khai các phương pháp chăm sóc khách hàng phù hợp để “nuôi dưỡng” mối quan hệ và thúc đẩy hành vi mua hàng. Dưới đây là danh sách những cách chăm sóc khách hàng tiềm năng hiệu quả, đã được áp dụng thành công trong nhiều lĩnh vực kinh doanh.

3.1. Phân loại khách hàng tiềm năng để cá nhân hóa thông điệp

Một cách chăm sóc khách hàng tiềm năng hiệu quả là bắt đầu bằng việc phân loại theo các tiêu chí như hành vi tương tác, mức độ quan tâm, hoặc thông tin nhân khẩu học… Việc này cho phép doanh nghiệp cá nhân hóa nội dung và cách tiếp cận sao cho phù hợp với từng nhóm, qua cách phân loại khách hàng tiềm năng có thể:

• Gửi thông điệp phù hợp: Cung cấp nội dung, ưu đãi và thông tin sản phẩm/dịch vụ đúng với nhu cầu và mối quan tâm của từng nhóm khách hàng.
• Tối ưu hóa kênh giao tiếp: Lựa chọn kênh giao tiếp phù hợp với từng nhóm khách hàng 
• Nâng cao hiệu quả chiến dịch marketing: Tập trung nguồn lực vào những nhóm khách hàng tiềm năng có khả năng chuyển đổi cao nhất.

3.2. Duy trì sự hiện diện thường xuyên trong tâm trí khách hàng

Trong thị trường đầy cạnh tranh, một cách chăm sóc khách hàng tiềm năng không thể thiếu là giữ cho thương hiệu luôn hiện diện trong tâm trí khách hàng. Doanh nghiệp có thể duy trì sự hiện diện thông qua nhiều kênh khác nhau:

• Email marketing: Gửi email bản tin định kỳ, chia sẻ kiến thức chuyên môn, cập nhật sản phẩm/dịch vụ mới, thông báo về các chương trình khuyến mãi…
• Mạng xã hội: Chia sẻ nội dung hấp dẫn, tương tác với người theo dõi, tổ chức các cuộc thi, minigame…
• Blog: Đăng tải các bài viết hữu ích, cung cấp thông tin chuyên sâu về ngành, giải đáp thắc mắc của khách hàng…
• Quảng cáo retargeting: Hiển thị quảng cáo  cho những khách hàng đã từng truy cập website hoặc tương tác với thương hiệu trên các nền tảng khác.

3.3. Xây dựng và giữ gìn mối quan hệ tích cực với khách hàng

Một trong những cách chăm sóc khách hàng tiềm năng mang lại hiệu quả dài hạn là xây dựng mối quan hệ chân thành và bền vững. Một số cách để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng tiềm năng:

• Chào đón và giới thiệu một cách thân thiện: Tạo ấn tượng tốt ngay từ lần tương tác đầu tiên.
• Lắng nghe chủ động: Thực sự lắng nghe những gì khách hàng nói, đặt câu hỏi để hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của khách hàng.
• Thể hiện sự đồng cảm: Đặt mình vào vị trí của khách hàng để hiểu được những khó khăn và thách thức mà họ đang gặp phải.
• Cung cấp thông tin hữu ích và cá nhân hóa: Chia sẻ những thông tin, lời khuyên và giải pháp phù hợp với tình huống cụ thể của từng khách hàng.
• Gửi lời chúc mừng trong những dịp đặc biệt: Một lời chúc sinh nhật hay chúc mừng năm mới đơn giản cũng có thể tạo được ấn tượng tốt đẹp.

3.4. Phản hồi khách hàng một cách nhanh chóng và kịp thời

Phản hồi kịp thời là một cách chăm sóc khách hàng tiềm năng thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng. Hãy đảm bảo rằng mọi yêu cầu qua email, mạng xã hội, điện thoại hay chat trực tuyến đều được phản hồi trong thời gian ngắn nhất và trong vòng 24h. Sự nhanh chóng và kịp thời trong việc phản hồi thể hiện sự tôn trọng và cho thấy thực sự quan tâm đến nhu cầu của khách hàng.

3.5. Liên tục mang lại giá trị thực tiễn cho khách hàng

Một cách chăm sóc khách hàng tiềm năng giúp nổi bật hơn đối thủ là thường xuyên mang lại giá trị cho khách hàng tiềm năng thông qua nhiều hình thức khác nhau:

• Tạo nội dung chất lượng cao: Viết blog, tạo video, infographic, podcast… cung cấp thông tin hữu ích và giải quyết các vấn đề mà khách hàng tiềm năng đang quan tâm.
• Chia sẻ kiến thức chuyên môn: Tổ chức webinar, hội thảo trực tuyến, chia sẻ các nghiên cứu và báo cáo chuyên ngành.
• Cung cấp các công cụ và tài liệu miễn phí: Ebook, checklist, template, công cụ tính toán… giúp khách hàng tiềm năng giải quyết các vấn đề cụ thể.
• Giải đáp thắc mắc và cung cấp hỗ trợ: Luôn sẵn sàng trả lời các câu hỏi và cung cấp sự hỗ trợ cần thiết cho khách hàng tiềm năng.

Xem thêm: Khám phá phần mềm quản lý marketing TOÀN DIỆN.

3.6. Cung cấp trải nghiệm dùng thử hoặc sản phẩm mẫu miễn phí

Không có gì thuyết phục hơn trải nghiệm thực tế. Việc cung cấp cung cấp cho khách cơ hội trải nghiệm dùng thử hoặc sản phẩm mẫu miễn phí. Điều này giúp khách hàng có cái nhìn trực quan về lợi ích doanh nghiệp mang lại, từ đó giảm bớt sự e ngại và tăng khả năng mua hàng.

Hãy cân nhắc cung cấp các gói dùng thử miễn phí trong một khoảng thời gian nhất định, hoặc gửi mẫu sản phẩm đến những khách hàng tiềm năng phù hợp. Nếu sản phẩm/dịch vụ thực sự tốt, trải nghiệm này sẽ là một yếu tố then chốt giành được khách hàng.

3.7. Tổ chức các chương trình marketing thúc đẩy hành vi mua hàng

Các chiến dịch khuyến mãi, minigame, ưu đãi giới hạn thời gian hay chương trình chính sách khách hàng thân thiết đều là những cách chăm sóc khách hàng tiềm năng. Điều này, nhằm tạo động lực thúc đẩy mua hàng ngay và doanh nghiệp cần chắc chắn các chương trình ưu đãi hấp dẫn diễn ra đúng thời điểm. Gợi ý một vài  sự kiện ưu đãi tri ân dành cho khách hàng tiềm năng hoặc VIP bao gồm:

• Ưu đãi đặc biệt: Tặng voucher giảm giá, quà đặc biệt, miễn phí vận chuyển… cho những khách hàng mua hàng trong một khoảng thời gian nhất định.
• Chương trình khách hàng thân thiết: Tặng điểm thưởng, chiết khấu đặc biệt cho những khách hàng mua hàng thường xuyên.
• Các cuộc thi và minigame: Tạo sự tương tác và thu hút sự chú ý của khách hàng tiềm năng, đồng thời quảng bá sản phẩm/dịch vụ.
• Tổ chức các sự kiện ra mắt sản phẩm mới: Tạo cơ hội để khách hàng tiềm năng trải nghiệm sản phẩm mới và nhận được những ưu đãi hấp dẫn.

3.8. Nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng

Kỹ năng giao tiếp và kiến thức sản phẩm vững vàng là yếu tố không thể thiếu trong cách chăm sóc khách hàng tiềm năng. Khi khách hàng cảm thấy được quan tâm và hỗ trợ đúng cách, sẽ có xu hướng gắn bó lâu dài hơn. Để làm được điều này, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng các phần mềm chăm sóc khách hàng đa kênh để quản lý tương tác hiệu quả trên mọi nền tảng. 

Hãy đầu tư vào việc đào tạo đội ngũ chăm sóc khách hàng, trang bị những kỹ năng giao tiếp, giải quyết vấn đề và xử lý tình huống hiệu quả. Đảm bảo rằng nhân viên luôn sẵn sàng lắng nghe, thấu hiểu và hỗ trợ khách hàng tiềm năng một cách tốt nhất.

Xem thêm: Sử dụng hiệu quả Zalo CRM để quản lý khách hàng.

3.9. Chủ động tiếp cận khách hàng vào thời điểm phù hợp

Thời điểm tiếp cận đóng vai trò rất lớn trong thành công của bất kỳ cách chăm sóc khách hàng tiềm năng nào. Hãy dựa vào dữ liệu hành vi để xác định khi nào khách hàng đang trong “giai đoạn nóng” và đưa ra thông điệp phù hợp. Để thu thập và quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả, doanh nghiệp có thể tìm hiểu về các đơn vị cung cấp CDP uy tín. 

Ví dụ, nếu đang bán phần mềm quản lý doanh nghiệp, thời điểm phù hợp để tiếp cận có thể là khi khách hàng tiềm năng vừa tải xuống một tài liệu về cách tăng hiệu quả quản lý. 

Sử dụng các công cụ theo dõi hành vi khách hàng và thiết lập các quy trình tự động hóa để tiếp cận khách hàng vào đúng thời điểm, với thông điệp phù hợp.

3.10. Ứng dụng công nghệ và dữ liệu để cá nhân hóa trải nghiệm

Sử dụng phần mềm CRM và các công cụ phân tích hành vi để tự động hóa các chiến dịch cá nhân hóa chính là một cách chăm sóc khách hàng tiềm năng thông minh trong kỷ nguyên số giúp quản lý thông tin khách hàng tiềm năng một cách tập trung, theo dõi lịch sử tương tác và cá nhân hóa các chiến dịch marketing.

Phân tích dữ liệu về hành vi, sở thích và nhu cầu của khách hàng tiềm năng sẽ giúp hiểu rõ  và cung cấp cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất. 

Xem thêm: Top mẫu thu thập thông tin khách hàng NHANH CHÓNG và CHUYÊN NGHIỆP.

3.11. Hỗ trợ và tư vấn sau bán hàng để duy trì mối quan hệ lâu dài

Dù khách hàng đã chuyển đổi, nhưng việc tiếp tục hỗ trợ và đồng hành sau bán hàng vẫn là một phần trong cách chăm sóc khách hàng tiềm năng, bởi vì khách vẫn có thể quay lại hoặc giới thiệu người khác. 

Điều này có thể bao gồm việc cung cấp hướng dẫn sử dụng, giải đáp thắc mắc, xử lý các vấn đề phát sinh và thu thập phản hồi. Sự quan tâm và hỗ trợ sau bán hàng sẽ giúp khách hàng cảm thấy hài lòng và được trân trọng, từ đó xây dựng mối quan hệ lâu dài và bền vững với doanh nghiệp.

Xem thêm: Giải pháp CDP Marketing Automation HIỆU QUẢ

Xem thêm: Giải pháp chăm sóc khách hàng tự động giúp nâng cao trải nghiệm người dùng.

4. Mẫu kịch bản telesale chăm sóc khách hàng tiềm năng mới

Telesale vẫn là một trong những cách chăm sóc khách hàng tiềm năng hiệu quả nhất, đặc biệt khi được thực hiện một cách chuyên nghiệp, tinh tế và đặt nhu cầu khách hàng lên hàng đầu. Dưới đây là một số mẫu kịch bản telesale chăm sóc khách hàng tiềm năng phổ biến và dễ tùy chỉnh theo từng tình huống cụ thể:

4.1. Kịch bản gọi điện khi khách hàng đang bận

Đây là một trong những cách chăm sóc khách hàng tiềm năng tinh tế nhất thể hiện sự tôn trọng thời gian của khách hàng trong khi vẫn duy trì được kết nối ban đầu. Mục tiêu của kịch bản gọi điện khi khách hàng đang bận là giới thiệu ngắn gọn, tạo ấn tượng tốt và hẹn lịch liên hệ lại vào thời điểm phù hợp hơn.

• Nhân viên Telesale (Giọng điệu lịch sự, tự tin, tươi tắn): “Xin chào anh/chị [Tên khách hàng], em là [Tên của Telesale] từ công ty [Tên công ty]. Em gọi đến vì thấy anh/chị đã [nguồn – ví dụ: để lại thông tin sau khi tải tài liệu, tham gia hội thảo…], và muốn chia sẻ một vài thông tin hữu ích.”
• Trường hợp khách hàng báo đang bận: “Dạ, em rất xin lỗi vì đã làm phiền anh/chị vào lúc này. Em hiểu mình không gọi đúng lúc. Nếu anh/chị cho phép, em chỉ xin 1-2 phút để nói nhanh về [lợi ích chính của sản phẩm/dịch vụ]. Hoặc em có thể gọi lại vào thời gian thuận tiện hơn cho anh/chị?”

Lưu ý: Trong cách chăm sóc khách hàng tiềm năng qua telesale lúc bận không cố gắng bán hàng bằng mọi giá, tập trung vào việc hẹn lịch hoặc lấy email để gửi tài liệu.

Xem thêm: Những cách thu thập email khách hàng chuyên nghiệp.

4.2. Kịch bản gọi khi khách hàng sẵn sàng lắng nghe

Khi khách hàng dành thời gian nghe điện thoại, đó là cơ hội “vàng” để triển khai các cách chăm sóc khách hàng tiềm năng hiệu quả – từ tạo thiện cảm đến tư vấn sâu sát.

• Nhân viên Telesale (Tự tin, thân thiện):”Chào anh/chị [Tên khách hàng], em là [Tên của Telesale] từ [Tên công ty]. Rất cảm ơn anh/chị đã dành thời gian lắng nghe. Hôm nay, em muốn chia sẻ một giải pháp giúp [lợi ích chính liên quan đến vấn đề khách hàng tiềm năng đang quan tâm].”
• Gợi mở vấn đề: “Không biết hiện tại anh/chị có đang gặp những khó khăn tương tự trong [lĩnh vực liên quan] không ạ?”

Lưu ý: Đây là bước quan trọng trong việc chăm sóc khách hàng qua telesale giúp xác định nhu cầu thực tế và mở đường cho việc tư vấn. 

• Nếu khách hàng xác nhận đang gặp vấn đề: “Dạ, cảm ơn anh/chị đã chia sẻ. Đó cũng chính là lý do sản phẩm/dịch vụ [Tên sản phẩm] của bên em đã giúp rất nhiều khách hàng cải thiện tình hình bằng [2–3 lợi ích cụ thể]. Ví dụ, [dẫn chứng nhanh, nếu có thể].”
• Tư vấn sâu hơn dựa trên nhu cầu: “Anh/chị có thể chia sẻ thêm về [khía cạnh liên quan] được không ạ? Em muốn hiểu rõ hơn để đưa ra giải pháp phù hợp nhất với anh/chị.”
• Đề xuất giải pháp cụ thể: “Dựa trên chia sẻ của anh/chị, em tin rằng [Tên sản phẩm/dịch vụ] sẽ hỗ trợ rất tốt trong việc [giải quyết vấn đề]. Nếu được, em xin phép gửi tài liệu chi tiết qua email, đồng thời gửi kèm báo giá để anh/chị tiện tham khảo.”

Hy vọng những chia sẻ trên về cách chăm sóc khách hàng tiềm năng sẽ là hành trang hữu ích giúp doanh nghiệp biến mọi cơ hội tiếp cận thành những mối quan hệ giá trị và doanh thu thực tế. Nếu có thắc mắc liên hệ đến CNV – Nền tảng tăng trưởng bền vững và khai thác toàn diện sức mạnh dữ liệu qua số 1900 636 400 để được tư vấn miễn phí.

————————————-

Để biết thêm thông tin về dịch vụ, liên hệ ngay với chúng tôi:

CNV CDP – Nền tảng tăng trưởng bền vững và khai thác toàn diện sức mạnh dữ liệu

🌎 Facebook: https://www.facebook.com/cnvcdp 

📌 Trụ sở: Tầng 3 – 42/2 Nguyễn Văn Trỗi, phường 15, quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.

📌 Văn phòng Hà Nội: Tòa nhà Gem, Số 48 Nguyễn Chánh, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội

☎️ Hotline: 0856.999.959/ 0911.116.587/ 1900.636.400