Mẫu tin nhắn trả lời khách hàng cải thiện doanh số và tạo thiện cảm

Trong thời đại kỹ thuật số, việc giao tiếp với khách hàng không chỉ dừng lại ở chất lượng sản phẩm mà còn nằm ở cách bạn phản hồi khách hàng. Bài viết này sẽ cung cấp cho các doanh nghiệp Việt Nam những mẫu tin nhắn trả lời khách hàng chuyên nghiệp, hiệu quả. Đồng thời được tối ưu hóa chuẩn SEO để tăng khả năng tiếp cận trên các công cụ tìm kiếm, cùng CNV CDP khám phá nhé.

1. Tầm quan trọng của tin nhắn trả lời khách hàng

Bạn có biết rằng một tin nhắn phản hồi kịp thời có thể thay đổi hoàn toàn trải nghiệm của khách hàng? Đối với các doanh nghiệp Việt Nam, nơi mà sự cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc trả lời khách hàng không chỉ thể hiện sự quan tâm mà còn xây dựng niềm tin. 

Theo các chuyên gia, một phản hồi nhanh trong vòng 5 phút có thể tăng khả năng mua hàng lên đáng kể. Hơn nữa, dịch vụ chăm sóc  khách hàng chu đáo, kiến họ hài lòng sẽ dễ dàng trở thành người quảng bá thương hiệu miễn phí cho bạn. Vì vậy, việc chuẩn bị sẵn các mẫu tin nhắn trả lời khách hàng là bước đầu tiên để tối ưu hóa dịch vụ của bạn.

Xem thêm: Mẹo cá nhân hóa tin nhắn chăm sóc khách hàng cũ để khách quay lại

2. 15+ mẫu tin nhắn trả lời khách hàng hay cho doanh nghiệp

Để giao tiếp hiệu quả, bạn cần kỹ năng chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp và phổ biến là những mẫu tin nhắn phù hợp với từng ngữ cảnh để lấy thiện cảm từ người dùng. Dưới đây là một số mẫu tin nhắn trả lời khách hàng được thiết kế cho các tình huống phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp phải, có thể áp dụng ngay:

2.1. Mẫu tin nhắn chào hỏi khách hàng

Một lời chào ấm áp và thân thiện là bước đầu tiên để tạo ấn tượng tốt với khách hàng, giúp họ cảm thấy được chào đón và sẵn sàng tương tác với doanh nghiệp. Dưới đây là 5 mẫu tin nhắn trả lời khách hàng lần đầu nhắn tin qua Fanpage, Zalo hoặc website được thiết kế thân thiện và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

• Mẫu 1: “Chào bạn! Rất vui được chào đón bạn đến với [tên doanh nghiệp]. Hôm nay chúng tôi có thể giúp gì cho bạn?”
• Mẫu 2: “Xin chào! Cảm ơn bạn đã ghé thăm [tên doanh nghiệp]. Bạn đang tìm kiếm sản phẩm nào? Đội ngũ của chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ ngay!”
• Mẫu 3: “Chào anh/chị [tên khách hàng], [tên doanh nghiệp] rất hân hạnh được phục vụ anh/chị. Anh/chị khỏe không? Có điều gì thú vị đang xảy ra không?”
• Mẫu 4: “Hello bạn! Chào mừng bạn đến với [tên doanh nghiệp]. Chúng tôi có rất nhiều ưu đãi hấp dẫn đang chờ bạn khám phá đấy!”
• Mẫu 5: “Chào bạn, cảm ơn bạn đã quan tâm đến [tên doanh nghiệp]. Chúng tôi có thể hỗ trợ gì cho bạn hôm nay?”

Những mẫu này không chỉ tạo cảm giác gần gũi mà còn mở ra cơ hội để khách hàng chia sẻ nhu cầu, từ đó doanh nghiệp có thể tư vấn hiệu quả hơn.

Xem thêm: Những mẫu tin nhắn chăm sóc khách hàng Zalo ĐƠN GIẢN và HIỆU QUẢ

2.2. Mẫu tin nhắn xử lý khiếu nại

Khi khách hàng gặp vấn đề, một tin nhắn xử lý khiếu nại khéo léo và nhanh chóng.Điều này không chỉ giúp giải quyết tình huống mà còn biến trải nghiệm tiêu cực thành cơ hội xây dựng lòng trung thành của khách hàng với doanh nghiệp.

Dưới đây là 5 mẫu tin nhắn trả lời khách hàng để xử lý khiếu nại mà bạn có thể áp dụng:

• Mẫu 1: “Chào bạn, [tên doanh nghiệp] rất tiếc khi nghe về vấn đề bạn gặp phải. Chúng tôi sẽ kiểm tra ngay và liên hệ lại trong [thời gian]. Cảm ơn bạn đã thông báo!”
• Mẫu 2: “Xin chào anh/chị [tên khách hàng], chúng tôi thành thật xin lỗi vì sự bất tiện này. Đội ngũ của [tên doanh nghiệp] đang xử lý và sẽ báo lại anh/chị trong vòng 24 giờ nhé!”
• Mẫu 3: “Chào bạn! [Tên doanh nghiệp] rất lấy làm tiếc vì trải nghiệm không tốt của bạn. Bạn có thể chia sẻ thêm chi tiết để chúng tôi hỗ trợ nhanh nhất không? Mong bạn bỏ qua!”
• Mẫu 4: “Chào bạn, chúng tôi hiểu sự khó chịu của bạn về [vấn đề]. [Tên doanh nghiệp] cam kết giải quyết trong [thời gian] và sẽ gửi bạn mã giảm giá như lời xin lỗi. Cảm ơn bạn đã kiên nhẫn!”

• Mẫu 5: “Chào bạn, [tên doanh nghiệp] rất tiếc vì sự cố bạn gặp phải. Chúng tôi sẽ kiểm tra và phản hồi bạn trong vòng [thời gian]. Mong bạn thông cảm!”

Những mẫu được thiết kế trường hợp khách hàng phàn nàn về sản phẩm/dịch vụ, để thể hiện sự quan tâm và cam kết giải quyết sẽ giúp xoa dịu tình hình. Hơn nữa, cách thuyết phục khách hàng này vừa giữ thiện cảm khách hàng đối với doanh nghiệp và vừa không mất đi khách hàng tiềm năng.

2.3. Mẫu tin nhắn thông báo khuyến mãi

Mẫu tin nhắn trả lời khách hàng kết hợp thông báo khuyến mãi, được soạn thảo khéo léo không chỉ thu hút sự chú ý, mà còn kích thích khách hàng hành động ngay lập tức. Điều này, giúp doanh nghiệp của bạn tăng doanh số trong thời gian ngắn. Dưới đây là 5 mẫu tin nhắn thông báo khuyến mãi mà bạn có thể sử dụng:

• Mẫu 1: “Chào bạn! [Tên doanh nghiệp] đang có ưu đãi giảm [mức giảm]% cho [sản phẩm] đến hết [ngày]. Đặt hàng ngay để không bỏ lỡ nhé!”
• Mẫu 2: “Xin chào anh/chị [tên khách hàng], chỉ hôm nay thôi, [tên doanh nghiệp] tặng ngay [quà tặng] khi mua [sản phẩm]. Nhanh tay lên nào!”
• Mẫu 3: “Chào bạn! [Tên doanh nghiệp] có chương trình freeship toàn quốc cho đơn từ [số tiền] trở lên. Thời gian chỉ đến [ngày], bạn đã sẵn sàng mua sắm chưa?”
• Mẫu 4: “Hello bạn! [Tên doanh nghiệp] giảm giá sốc [mức giảm]% nhân dịp [sự kiện]. Đừng chần chừ, ưu đãi chỉ áp dụng trong 48 giờ tới thôi!”

• Mẫu 5: “Chào bạn, [tên doanh nghiệp] đang có chương trình giảm giá [mức giảm] cho [sản phẩm]. Nhanh tay đặt hàng ngay hôm nay nhé!”

Những mẫu tin nhắn trả lời khách hàng trên dùng để kích thích mua sắm, đặc biệt trong các dịp lễ hoặc sự kiện đặc biệt. Không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo sự nhất quán trong giao tiếp của doanh nghiệp bạn.

Xem thêm: Một số mẫu tin nhắn chăm sóc khách hàng Spa CHUYÊN NGHIỆP

3. Yếu tố quan trọng và dữ liệu minh họa khi giải đáp khách hàng

Khi khách hàng đặt câu hỏi, họ mong muốn nhận được câu trả lời chính xác, nhanh chóng và đáng tin cậy. Để trả lời câu hỏi khách hàng một cách thuyết phục, doanh nghiệp cần dựa trên những yếu tố cụ thể và dẫn chứng rõ ràng, giúp tăng độ tin cậy và sự hài lòng. Dưới đây là các yếu tố quan trọng và dẫn chứng minh họa:

• Thông tin chính xác: Đảm bảo câu trả lời dựa trên dữ liệu thực tế. Ví dụ, nếu khách hỏi “Sản phẩm giao trong bao lâu?”, bạn có thể trả lời: “Chào bạn, đơn hàng tại [tên doanh nghiệp] thường được giao trong 2-3 ngày tại TP.HCM, theo thống kê từ đối tác vận chuyển của chúng tôi.”
• Tính minh bạch: Cung cấp nguồn thông tin nếu có. Theo nghiên cứu từ Harvard Business Review (2023), 68% khách hàng đánh giá cao doanh nghiệp minh bạch trong giao tiếp.
• Ngôn ngữ thân thiện: Tránh dùng thuật ngữ phức tạp. Thay vì “Chúng tôi đang xử lý backlog”, hãy nói “Chúng tôi đang kiểm tra và sẽ sớm phản hồi bạn nhé!”

Ví dụ mẫu tin nhắn trả lời khách hàng thực tế: Khi khách hỏi về chất lượng sản phẩm, bạn có thể trả lời: “Chào bạn, sản phẩm của chúng tôi được làm từ [chất liệu], đạt chứng nhận [tên chứng nhận] và đã được hơn 500 khách hàng đánh giá 5 sao trên Fanpage.”

Xem thêm: Câu hỏi chăm sóc khách hàng hữu ích giúp TĂNG TƯƠNG TÁC

4. Tích hợp xin feedback vào phản hồi tin nhắn khách hàng

Feedback từ khách hàng là “kho báu” để doanh nghiệp phát triển. Việc xin feedback không chỉ giúp cải thiện dịch vụ mà còn tăng tương tác với khách hàng và hoàn toàn có thể tích hợp điều này vào tin nhắn trả lời. Doanh nghiệp có thể khéo léo lồng ghép lời mời phản hồi vào các tin nhắn trả lời, ví dụ vào mẫu tin nhắn trả lời khách hàng như sau:

• Sau khi hỗ trợ: “Chào bạn, chúng tôi đã giải quyết vấn đề của bạn. Bạn có thể chia sẻ cảm nhận về dịch vụ của [tên doanh nghiệp] không? Ý kiến của bạn rất quý giá với chúng tôi!”
• Sau khi giao hàng: “Chào bạn, đơn hàng đã đến tay bạn chưa? Bạn thấy sản phẩm thế nào? Hãy nhắn lại để nhận ưu đãi cho lần mua sau nhé!”
• Kết hợp ưu đãi: “Cảm ơn bạn đã mua sắm tại [tên doanh nghiệp]. Bạn có thể để lại đánh giá để nhận mã giảm giá 10% không?”

Lợi ích của việc này là vừa thu thập ý kiến, vừa khuyến khích khách hàng quay lại. Theo Fchat.vn, các doanh nghiệp tích hợp xin feedback trong tin nhắn có thể tăng tỷ lệ phản hồi lên 30%.

Xem thêm: Top +22 mẫu content feedback khách hàng HIỆU QUẢ và tăng tỷ lệ “giữ chân khách hàng”

5. Cách sử dụng mẫu tin nhắn hiệu quả

Có mẫu tin nhắn trả lời khách hàng là một chuyện, nhưng sử dụng chúng sao cho hiệu quả lại là một nghệ thuật. Để tối đa hóa hiệu quả của các Form tin nhắn, doanh nghiệp cần áp dụng một số chiến lược cá nhân hóa và tự động hóa, dưới đây là 3 mẹo giúp tận dụng tối đa.

5.1. Cá nhân hóa tin nhắn

Thay vì gửi tin nhắn chung chung, hãy thêm thông tin cá nhân như tên khách hàng hoặc chi tiết đơn hàng. Ví dụ:

• Thay vì: “Cảm ơn bạn đã đặt hàng.”
• Hãy viết: “Chào anh Nam, cảm ơn anh đã đặt [sản phẩm] tại [tên doanh nghiệp]. Đơn hàng sẽ được giao trong [thời gian].”

5.2. Sử dụng công cụ tự động hóa

Các nền tảng như Zalo OA, Fanpage hoặc công cụ chatbot (ví dụ: Fchat) cho phép bạn cài đặt tin nhắn tự động. Điều này giúp bạn phản hồi khách hàng 24/7 mà không cần túc trực.

5.3. Theo dõi và điều chỉnh

Hãy theo dõi phản hồi của khách hàng để điều chỉnh mẫu tin nhắn cho phù hợp. Nếu khách hàng thường hỏi về thời gian giao hàng, hãy thêm thông tin này vào tin nhắn chào hỏi để giảm bớt thắc mắc. Bằng cách áp dụng những chiến lược này, bạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Sử dụng các mẫu tin nhắn trả lời khách hàng hay không chỉ giúp doanh nghiệp cải thiện dịch vụ mà còn tạo dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng. Nếu cần biết thêm thông tin về dịch vụ chăm sóc khách hàng, hãy liên hệ CNV – Nền tảng chăm sóc khách hàng toàn diện qua số hotline 1900 636 400 hoặc truy cập tại website của chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ ngay nhé.

—————————————

Để biết thêm thông tin về dịch vụ, liên hệ ngay với chúng tôi:

CNV CDP – Nền tảng tăng trưởng bền vững và khai thác toàn diện sức mạnh dữ liệu

🌎 Facebook: https://www.facebook.com/cnvcdp 

📌 Trụ sở: Tầng 3 – 42/2 Nguyễn Văn Trỗi, phường 15, quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.

📌 Văn phòng Hà Nội: Tòa nhà Gem, Số 48 Nguyễn Chánh, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội

☎️ Hotline: 0856.999.959/ 0911.116.587/ 1900.636.400