Top 9 phần mềm quản lý kho MIỄN PHÍ đáng tham khảo

Phần mềm quản lý kho miễn phí giúp cửa hàng và doanh nghiệp theo dõi hàng hóa, kiểm soát nhập – xuất – tồn và quản lý số lượng sản phẩm mà không cần đầu tư chi phí bản quyền ban đầu. Tuy nhiên, mỗi phần mềm có phạm vi tính năng và giới hạn sử dụng khác nhau. CNV CDP sẽ tổng hợp các phần mềm quản lý kho miễn phí đáng tham khảo, đồng thời làm rõ hình thức sử dụng và đối tượng phù hợp của từng giải pháp.

1. Phần mềm quản lý kho miễn phí là gì?

Phần mềm quản lý kho miễn phí là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp và cửa hàng theo dõi hàng hóa, ghi nhận hoạt động nhập – xuất – tồn, kiểm kê và kiểm soát số lượng sản phẩm mà không phải trả phí bản quyền hoặc phí thuê bao đối với phiên bản miễn phí.

Tùy theo chính sách của nhà cung cấp, phần mềm quản lý kho miễn phí thường có 3 hình thức:

• Phần mềm mã nguồn mở: Cho phép tải xuống, cài đặt và sử dụng theo giấy phép mã nguồn mở. Doanh nghiệp có thể chủ động triển khai, tùy chỉnh hệ thống theo nhu cầu.
• Phần mềm có gói miễn phí (Free Plan): Cung cấp phiên bản miễn phí lâu dài với các tính năng quản lý kho cơ bản hoặc giới hạn số lượng sản phẩm, người dùng, đơn hàng và địa điểm lưu trữ.
• Phần mềm dùng thử (Free Trial): Cho phép trải nghiệm các tính năng của phần mềm trong một khoảng thời gian nhất định trước khi đăng ký gói dịch vụ trả phí.

Ngoài chi phí bản quyền, doanh nghiệp cũng nên xem xét chi phí máy chủ, triển khai, đào tạo và bảo trì nếu lựa chọn phần mềm mã nguồn mở hoặc cần tùy chỉnh hệ thống.

Xem thêm: Top các phần mềm bán hàng trên Zalo được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay

2. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý kho miễn phí

Khi lựa chọn phần mềm quản lý kho miễn phí, doanh nghiệp cần xem xét các tiêu chí liên quan trực tiếp đến quy mô hàng hóa và quy trình vận hành:

• Chức năng quản lý kho: Kiểm tra khả năng quản lý sản phẩm, số lượng tồn, nhập – xuất, điều chuyển và kiểm kê hàng hóa.
• Giới hạn của gói miễn phí: Xác định số lượng sản phẩm, đơn hàng, tài khoản và kho hàng được phép quản lý.
• Khả năng mở rộng: Xem xét việc nâng cấp khi phát sinh nhu cầu quản lý nhiều kho, nhiều người dùng hoặc tích hợp thêm nghiệp vụ bán hàng, mua hàng và kế toán.
• Nền tảng sử dụng: Kiểm tra phần mềm hỗ trợ trình duyệt web, máy tính hay thiết bị di động để phù hợp với cách vận hành.
• Chi phí triển khai: Với phần mềm mã nguồn mở, cần tính đến chi phí máy chủ, cài đặt và bảo trì. Với phần mềm miễn phí theo gói, cần tìm hiểu giá của các tính năng mở rộng.

Xem thêm: Tổng hợp các phần mềm Zalo Marketing có hỗ trợ quản lý và vận hành kho hàng

3. Top 9 phần mềm quản lý kho miễn phí đáng tham khảo

Các phần mềm quản lý kho miễn phí hiện nay có nhiều hình thức sử dụng, từ mã nguồn mở đến gói miễn phí có giới hạn tính năng. Dưới đây là các giải pháp tiêu biểu cùng một số phần mềm có bản dùng thử, giúp doanh nghiệp tìm hiểu và lựa chọn công cụ phù hợp với nhu cầu quản lý hàng hóa.

3.1. Odoo Community – Phần mềm quản lý kho mã nguồn mở

Odoo Community là phiên bản mã nguồn mở của hệ thống Odoo ERP, có thể triển khai trên máy chủ riêng và tùy chỉnh theo nhu cầu vận hành. Phần mềm có các ứng dụng phục vụ quản lý hoạt động doanh nghiệp, trong đó có nghiệp vụ kho hàng.

Một số chức năng quản lý kho:

• Quản lý danh mục sản phẩm và thông tin hàng hóa.
• Theo dõi số lượng tồn kho và biến động hàng hóa.
• Ghi nhận hoạt động nhập, xuất và điều chuyển kho.
• Thiết lập kho hàng, vị trí lưu trữ và quy trình luân chuyển.
• Kết nối nghiệp vụ kho với các ứng dụng khác trong hệ thống Odoo tùy theo phiên bản và cấu hình triển khai.

Hình thức sử dụng miễn phí: Odoo Community là phiên bản mã nguồn mở. Doanh nghiệp có thể tự triển khai mà không phải trả phí bản quyền phần mềm, nhưng cần tính đến chi phí máy chủ, cài đặt, tùy chỉnh và bảo trì nếu có.

Đối tượng phù hợp: Doanh nghiệp cần hệ thống quản lý kho có khả năng tùy chỉnh, có nhân sự kỹ thuật hoặc đơn vị triển khai hỗ trợ.

Lưu ý: Odoo Community không đồng nghĩa với gói One App Free của Odoo Online. One App Free là gói dịch vụ riêng, cho phép sử dụng một ứng dụng với số lượng người dùng không giới hạn theo điều kiện của nhà cung cấp.

3.2. ERPNext – Phần mềm ERP mã nguồn mở có phân hệ quản lý kho

ERPNext là hệ thống ERP mã nguồn mở được phát triển bởi Frappe. Phần mềm tích hợp nhiều nghiệp vụ như quản lý kho, mua hàng, bán hàng, kế toán và sản xuất trên cùng một nền tảng.

Một số chức năng quản lý kho:

• Quản lý danh mục hàng hóa và kho lưu trữ.
• Ghi nhận phiếu nhập hàng, xuất hàng và điều chuyển giữa các kho.
• Theo dõi số lượng, giá trị và lịch sử biến động tồn kho.
• Quản lý hàng hóa theo lô và số serial.
• Hỗ trợ kiểm kê, điều chỉnh tồn kho và liên kết nghiệp vụ kho với mua hàng, bán hàng, sản xuất.

Hình thức sử dụng miễn phí: ERPNext được phát hành theo giấy phép GNU GPLv3, cho phép sử dụng, chỉnh sửa và phân phối theo điều kiện giấy phép. Nếu tự triển khai, doanh nghiệp cần chuẩn bị hạ tầng máy chủ và nhân sự phụ trách cài đặt, vận hành, bảo trì.

Đối tượng phù hợp: Doanh nghiệp cần quản lý nhiều nghiệp vụ trên một hệ thống ERP và có khả năng tự vận hành hoặc thuê đơn vị kỹ thuật triển khai.

Xem thêm: Bật mí top các phần mềm gửi tin nhắn Zalo hàng loạt chất lượng, phù hợp với mọi doanh nghiệp lớn và nhỏ

3.3. Zoho Inventory – Phần mềm quản lý kho trực tuyến

Zoho Inventory là phần mềm quản lý kho trực tuyến thuộc hệ sinh thái Zoho. Công cụ hỗ trợ theo dõi hàng hóa, đơn hàng, hoạt động mua bán và quá trình xử lý đơn.

Một số chức năng quản lý kho:

• Quản lý danh mục sản phẩm và biến thể hàng hóa.
• Theo dõi số lượng tồn kho và đơn hàng.
• Quản lý đơn mua hàng, đơn bán hàng.
• Hỗ trợ hàng hóa dạng bộ (composite items), bán hàng giao thẳng từ nhà cung cấp (dropshipment) và xử lý đơn hàng chưa đủ tồn (backordering).
• Theo dõi hoạt động kho trên nền tảng trực tuyến.

Hình thức sử dụng miễn phí: Zoho Inventory có gói Free với giới hạn 50 đơn hàng mỗi tháng, 1 người dùng và 1 địa điểm lưu kho theo bảng giá của nhà cung cấp. Khi nhu cầu vượt giới hạn này, doanh nghiệp cần xem xét gói trả phí hoặc các tiện ích bổ sung.

Đối tượng phù hợp: Cửa hàng và doanh nghiệp nhỏ có nhu cầu quản lý hàng hóa, đơn hàng trực tuyến với số lượng giao dịch chưa lớn.

Xem thêm: Tổng hợp các phần mềm quản lý tin nhắn Zalo uy tín nhất thị trường

3.4. Loyverse – Phần mềm bán hàng tích hợp quản lý tồn kho

Loyverse là phần mềm POS hỗ trợ bán hàng tại cửa hàng và quản lý một số nghiệp vụ tồn kho. Người dùng có thể thao tác trên điện thoại, máy tính bảng và truy cập khu vực quản trị qua trình duyệt.

Một số chức năng quản lý kho:

• Theo dõi số lượng tồn của sản phẩm và nguyên liệu cấu thành.
• Tự động cập nhật tồn kho khi phát sinh giao dịch bán hàng.
• Thiết lập cảnh báo khi hàng hóa sắp hết.
• Quản lý nhiều cửa hàng trên cùng tài khoản.
• Theo dõi báo cáo bán hàng trong 31 ngày gần nhất.

Hình thức sử dụng miễn phí: Loyverse cung cấp miễn phí phần mềm POS, tính năng quản lý tồn kho cơ bản, cảnh báo hàng sắp hết và quản lý nhiều cửa hàng. Một số nghiệp vụ nâng cao như quản lý đơn đặt hàng mua, điều chuyển kho và báo cáo tồn kho chuyên sâu thuộc tiện ích Advanced Inventory trả phí.

Đối tượng phù hợp: Cửa hàng bán lẻ, quán cà phê và mô hình kinh doanh cần kết hợp bán hàng tại quầy với theo dõi tồn kho cơ bản.

3.5. Sortly – Phần mềm quản lý hàng hóa bằng hình ảnh

Sortly là công cụ quản lý hàng hóa trực quan, cho phép người dùng sắp xếp và theo dõi vật tư, thiết bị, sản phẩm thông qua thông tin và hình ảnh. Phần mềm có phiên bản web và ứng dụng di động.

Một số chức năng quản lý kho:

• Tạo danh mục hàng hóa và lưu thông tin sản phẩm.
• Theo dõi số lượng, vị trí lưu trữ và tình trạng hàng hóa.
• Sử dụng hình ảnh để nhận diện vật tư, thiết bị.
• Tạo và quản lý mã QR, mã vạch theo tính năng của từng gói.
• Theo dõi hàng hóa gắn với công việc hoặc dự án.

Hình thức sử dụng miễn phí: Gói Free của Sortly giới hạn 100 mặt hàng riêng biệt (Unique Items), 1 người dùng và 2 công việc đang hoạt động (Active Jobs). Số lượng đơn vị tồn của từng mặt hàng không được tính vào giới hạn 100 mặt hàng này.

Đối tượng phù hợp: Cá nhân, cửa hàng nhỏ hoặc đơn vị cần quản lý số lượng vật tư, thiết bị và hàng hóa với danh mục không quá lớn.

3.6. Stockpile – Phần mềm quản lý kho trực tuyến miễn phí

Stockpile là công cụ quản lý tồn kho trực tuyến do Canvus cung cấp. Phần mềm hỗ trợ ghi nhận hàng hóa, giao dịch kho và tổ chức thông tin theo địa điểm lưu trữ.

Một số chức năng quản lý kho:

• Thêm và quản lý danh mục hàng tồn kho.
• Ghi nhận hàng bán, hàng trả lại và hàng hư hỏng.
• Quản lý người dùng theo cấp độ truy cập.
• Sắp xếp kho theo địa điểm và khu vực lưu trữ.
• Theo dõi thông tin hàng tồn qua các báo cáo.

Hình thức sử dụng miễn phí: Theo thông tin trên website nhà cung cấp, Stockpile được giới thiệu là hệ thống miễn phí, không giới hạn số lượng mặt hàng, người dùng và địa điểm lưu trữ.

Đối tượng phù hợp: Cửa hàng và doanh nghiệp nhỏ cần công cụ trực tuyến để ghi nhận hàng hóa, theo dõi giao dịch và quản lý nhiều khu vực lưu trữ.

3.7. Một số phần mềm có bản miễn phí hoặc dùng thử

Bên cạnh các công cụ chuyên quản lý kho, một số phần mềm quản lý bán hàng miễn phí cũng tích hợp tính năng theo dõi hàng hóa, kiểm soát tồn kho và xử lý đơn hàng. Ngoài ra, các nền tảng ERP còn cung cấp tính năng quản lý kho trong gói dùng thử hoặc phiên bản giới hạn.

Phần mềm	Loại hình giải pháp	Hình thức sử dụng	Giới hạn & Điểm đáng chú ý
Sapo	Nền tảng quản lý bán hàng	App di động miễn phí / Web dùng thử	• App di động: Miễn phí giới hạn tối đa 500 sản phẩm, 1 kho hàng và 5 tài khoản. • Phiên bản Web: Có chính sách dùng thử riêng trước khi chuyển sang gói trả phí.
KiotViet	Phần mềm quản lý bán hàng & tồn kho	Dùng thử miễn phí (Free Trial)	• Cung cấp tài khoản dùng thử hỗ trợ đầy đủ tính năng: bán hàng, nhập – xuất – tồn, kiểm kho, quét mã vạch. • Là hình thức trải nghiệm trước khi đăng ký gói dịch vụ chính thức.
ECOUNT ERP	Hệ thống ERP tổng thể (Kế toán, bán hàng, sản xuất, kho vận)	Dùng thử miễn phí (Free Trial)	• Cung cấp bản dùng thử 7 ngày để trải nghiệm quy trình. • Cần đăng ký gói trả phí theo tháng để tiếp tục sử dụng sau thời gian dùng thử.

4. Bảng so sánh nhanh các phần mềm quản lý kho miễn phí

Mỗi phần mềm có thế mạnh và giới hạn riêng tùy theo nhu cầu sử dụng. Odoo Community và ERPNext phù hợp với doanh nghiệp có khả năng tự triển khai hệ thống; Zoho Inventory, Loyverse, Sortly và Stockpile đáp ứng các nhu cầu quản lý kho khác nhau. Ngoài ra, Sapo, KiotViet và ECOUNT cũng đáng tham khảo nếu doanh nghiệp muốn trải nghiệm giải pháp trước khi quyết định sử dụng lâu dài. 

Phần mềm	Hình thức sử dụng miễn phí	Giới hạn đáng chú ý	Nền tảng sử dụng
Odoo Community	Miễn phí bản quyền mã nguồn mở	Cần tự triển khai và quản trị hệ thống	Web, máy chủ tự triển khai
ERPNext	Miễn phí bản quyền mã nguồn mở	Có thể phát sinh chi phí máy chủ và triển khai	Web, máy chủ tự triển khai
Zoho Inventory	Có gói miễn phí	Giới hạn số đơn hàng, người dùng và kho	Web, ứng dụng di động
Loyverse	Có gói miễn phí	Một số tính năng quản lý kho nâng cao tính phí	Web, ứng dụng di động
Sortly	Có gói miễn phí	Giới hạn số lượng mặt hàng và người dùng	Web, ứng dụng di động
Stockpile	Miễn phí sử dụng	Hạn chế về tích hợp và tính năng nâng cao	Web
Sapo	Có phiên bản ứng dụng miễn phí giới hạn	Tối đa 500 sản phẩm, 1 kho và 5 tài khoản; phiên bản web có thời gian dùng thử riêng	Ứng dụng di động, Web
KiotViet	Có bản dùng thử miễn phí	Cần đăng ký gói trả phí để tiếp tục sử dụng	Web, ứng dụng di động
ECOUNT	Có bản dùng thử miễn phí	Dùng thử 7 ngày, sau đó cần trả phí	Web

Lưu ý: Chính sách miễn phí và giới hạn sử dụng có thể thay đổi theo từng thời điểm. Nên kiểm tra thông tin mới nhất từ nhà cung cấp trước khi đăng ký.

5. Khi nào nên sử dụng phần mềm quản lý kho miễn phí, khi nào nên nâng cấp?

Phần mềm quản lý kho miễn phí có thể đáp ứng nhu cầu theo dõi hàng hóa cơ bản, đặc biệt với cửa hàng nhỏ, doanh nghiệp mới hoạt động hoặc đơn vị cần thử nghiệm quy trình quản lý trước khi đầu tư hệ thống.

Tuy nhiên, khi quy mô hàng hóa và hoạt động kinh doanh tăng lên, doanh nghiệp cần xem xét nâng cấp nếu phát sinh những nhu cầu sau:

• Quản lý nhiều kho: Cần theo dõi hàng hóa tại nhiều chi nhánh, kho trung chuyển hoặc địa điểm lưu trữ.
• Tăng số lượng người dùng: Cần phân quyền nhân viên theo bộ phận và kiểm soát lịch sử thao tác.
• Phát sinh nhiều đơn hàng: Số lượng giao dịch vượt giới hạn của gói miễn phí.
• Quản lý nghiệp vụ chuyên sâu: Cần quản lý đơn mua hàng, điều chuyển, kiểm kê, định giá tồn kho hoặc kết nối sản xuất.
• Tích hợp hệ thống: Cần đồng bộ dữ liệu kho với bán hàng, kế toán, thương mại điện tử và các phần mềm quản trị khác.

Việc lựa chọn gói miễn phí hay trả phí nên dựa trên số lượng hàng hóa, số kho, số người sử dụng và nghiệp vụ cần quản lý. Doanh nghiệp cũng cần tính đến chi phí triển khai, lưu trữ và bảo trì đối với phần mềm mã nguồn mở, thay vì chỉ so sánh chi phí bản quyền.

Phần mềm quản lý kho miễn phí giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa và tối ưu quy trình nhập – xuất – tồn. Tùy theo nhu cầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô vận hành. Bên cạnh đó, CNV CDP – Nền tảng tăng trưởng bền vững và khai thác toàn diện sức mạnh dữ liệu hỗ trợ quản lý dữ liệu khách hàng và tự động hóa hoạt động kinh doanh. Liên hệ CNV qua số 1900 636 400 để tìm hiểu thêm.

Xem thêm

Có nên tạo nhóm bán hàng trên Zalo?

Đơn vị cung cấp CDP Marketing Automation giúp doanh nghiệp tự động hóa marketing hiệu quả

Phần mềm CRM Spa giúp quản lý khách hàng hiệu quả

Khám phá Top các phần mềm quản lý Marketing được tin dùng nhất