Zalo To Do là gì? Hướng dẫn ứng dụng cho doanh nghiệp

Zalo To-Do là tính năng quản lý công việc miễn phí tích hợp sẵn trong Zalo, giúp người dùng giao task, theo dõi tiến độ và nhắc deadline mà không cần cài thêm phần mềm. Bài viết này của CNV CDP phân tích toàn bộ tính năng, lợi ích và cách triển khai cho đội nhóm doanh nghiệp.

1. Khái niệm Zalo To-Do là gì?

Zalo To Do (hay còn gọi là tính năng Giao việc) là công cụ quản lý công việc được tích hợp trực tiếp ngay trong khung trò chuyện của ứng dụng Zalo. Zalo To-Do là tiện ích cho phép người dùng tạo nhiệm vụ từ tin nhắn, phân công cho thành viên, đặt thời hạn và theo dõi trạng thái hoàn thành tất cả trong cùng một nền tảng giao tiếp quen thuộc mà không cần chuyển đổi ứng dụng.

Tính năng này ra mắt năm 2019 nhằm giải quyết bài toán mà hầu hết nhà quản lý đều gặp khi điều hành đội nhóm qua chat như tin nhắn bị trôi, công việc bị bỏ sót và không có cách nào theo dõi tiến độ một cách có hệ thống.

Xem thêm: Bí quyết tạo nhóm bán hàng trên zalo thu hút hàng ngàn khách hàng tiềm năng.

2. Lợi ích của Zalo To-Do cho cá nhân và doanh nghiệp

Sử dụng công cụ giao tiếp trực tuyến để điều hành đội nhóm đòi hỏi phương pháp tổ chức thông tin khoa học. Dưới phần trình bày là những đặc điểm ưu việt của zalo bộ tính năng giao việc mang lại cho quy trình vận hành phòng ban.

• Tính năng và Đặc điểm nổi bật:
  • Giao nhiệm vụ nhanh chóng: Khởi tạo đầu mục mới hoặc chuyển đổi trực tiếp từ tin nhắn. Quản lý dễ dàng phân công cho cá nhân hoặc nhóm, thiết lập đầy đủ tiêu đề, nội dung, thời hạn và người theo dõi.
  • Quản lý tiến độ đa chiều: Hệ thống phân loại trạng thái dự án rõ ràng gồm Chưa xong, Đã xong, Quá hạn và Cần làm lại. Quản trị viên lọc thông tin nhanh chóng qua các thẻ Tôi giao, Cần làm, Theo dõi.
  • Hệ thống nhắc nhở tự động: Nền tảng gửi cảnh báo khi gần đến deadline hoặc cho phép cấp quản lý gửi thông báo yêu cầu cập nhật tiến độ báo cáo.
  • Theo dõi và báo cáo trực quan: Nhân sự xem danh sách nhiệm vụ cá nhân, theo dõi thống kê biểu đồ hiệu suất. Hệ thống hỗ trợ ghim thông báo dự án chưa hoàn thành lên vị trí trên cùng của nhóm chat.
  • Tích hợp đồng bộ không gian chat: Thao tác quản trị diễn ra ngay trong nhóm trò chuyện, không yêu cầu cài đặt phần mềm riêng. Nền tảng kết hợp chia sẻ tài liệu dung lượng lớn và tổ chức họp trực tuyến.
• Lợi ích đối với doanh nghiệp:
  • Hạn chế tối đa tình trạng trôi tin nhắn, bỏ sót nhiệm vụ quan trọng trong các nhóm chat đông thành viên.
  • Tối ưu hóa quy trình tương tác, tiết kiệm thời gian chuyển đổi giữa nhiều phần mềm quản lý tin nhắn Zalo khác nhau.
  • Thống kê trực quan số lượng dự án cần xử lý, cung cấp cơ sở dữ liệu hỗ trợ đánh giá hiệu suất nhân sự.

3. 5 tính năng cốt lõi của Zalo To-Do

Để tối ưu hiệu quả vận hành khi sử dụng Zalo To-Do, doanh nghiệp cần nắm vững 5 nhóm chức năng cốt lõi dưới đây.

3.1 Giao việc trực tiếp từ tin nhắn

Thay vì gõ lại yêu cầu vào một app khác, người dùng chỉ cần nhấn giữ bất kỳ tin nhắn nào trong cuộc trò chuyện và chọn Giao việc (Nhắc hẹn). Tin nhắn cần giao lập tức trở thành một nhiệm vụ với đầy đủ thông tin:

• Tiêu đề và nội dung — mô tả yêu cầu, tài liệu đính kèm
• Giao cho — một hoặc nhiều người thực hiện
• Theo dõi — người giám sát, không trực tiếp thực hiện
• Thời hạn — deadline cụ thể đến từng phút

3.2 mục quản lý: Tôi Giao, Cần Làm, Theo Dõi

Zalo To-Do cung cấp một bảng điều khiển tập trung chia làm 3 tab, mỗi tab phục vụ một góc nhìn quản lý công việc riêng biệt:

• Tôi Giao — toàn bộ công việc bạn đã phân công cho người khác, cho phép theo dõi tiến độ từ góc nhìn manager
• Cần Làm — Công việc bạn được giao và cần xử lý, phân loại Chưa xong / Đã xong
• Theo Dõi — Công việc của nhóm mà bạn được gắn tag giám sát, dành cho cấp quản lý trung gian

Với cấu trúc này, mỗi buổi sáng quản lý chỉ cần mở tab Tôi Giao, quét qua danh sách là đã nắm được toàn bộ tình hình đội nhóm  thay vì phải hỏi từng người hoặc ngồi họp.

3.3 Bộ lọc và Tìm kiếm nâng cao

Khi khối lượng công việc lớn dần, khả năng lọc trở nên quan trọng. Zalo To-Do hỗ trợ người dùng lọc công việc theo nhiều tiêu chí linh hoạt, giúp dễ dàng kiểm soát và xử lý công việc hiệu quả hơn, bao gồm:

• Trạng thái: Chưa hoàn thành / Đã hoàn thành / Quá hạn / Chưa nhận / Đã nhận
• Người giao hoặc người nhận cụ thể
• Tìm kiếm từ khóa theo nội dung công việc

Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn cần rà soát nhanh các công việc đang quá hạn hoặc kiểm tra năng suất của một thành viên cụ thể.

3.4 Nhắc nhở tự động và “Nhắc cập nhật”

Hệ thống tự động gửi thông báo khi công việc sắp đến hạn, khi nhân viên nhận việc, hoặc khi có cập nhật tiến độ. Ngoài ra, người dùng có thể chủ động nhấn nút Nhắc cập nhật để gửi lời nhắc cho người thực hiện, không cần gõ thêm tin nhắn riêng, không tạo cảm giác thúc ép thô.

3.5 Lịch sử công việc và Thống kê công việc

Mỗi nhiệm vụ lưu lại toàn bộ thời gian bao gồm thời điểm giao việc, nhận việc, cập nhật và hoàn thành. Tính năng thống kê công việc tổng hợp số liệu theo trạng thái, giúp quản lý có cơ sở đánh giá hiệu suất đội nhóm theo tuần hoặc tháng thay vì dựa vào cảm tính.

Xem thêm: Khám phá các tính năng của zalo oa hỗ trợ quản trị và chăm sóc khách hàng toàn diện.

4. Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Zalo To Do cơ bản

Zalo To-Do là công cụ quản lý công việc nội bộ được tích hợp sẵn trên cả nền tảng di động và máy tính, hoàn toàn miễn phí. Ở phiên bản mới, người dùng có thể sử dụng trực tiếp mà không cần kích hoạt riêng. Dưới đây là các bước thao tác chuẩn để bắt đầu:

4.1 Lỗi không tìm thấy Zalo To-Do và cách xử lý

Nhiều nhà quản lý gặp trở ngại không tìm thấy zalo to do do sử dụng phiên bản ứng dụng cũ. Dưới phần nội dung là các bước khắc phục sự cố nhanh chóng.

• Bước 1: Truy cập cửa hàng ứng dụng để cập nhật phần mềm Zalo lên phiên bản mới nhất nhằm đồng bộ hệ thống.
• Bước 2: Trường hợp không kích hoạt được zalo to do, người dùng mở thanh tìm kiếm tổng trên giao diện chính.
• Bước 3: Gõ từ khóa tìm kiếm tiện ích, sau đó chọn Mini app tương ứng.
• Bước 4: Nhấn nút Kích hoạt để kích hoạt zalo to do trên điện thoại, hệ thống sẽ tự động ghi nhận và mở khóa chức năng.

4.2 Thao tác sử dụng Zalo To-Do PC

Giao diện máy tính cung cấp bộ công cụ quản trị dự án toàn diện. Quản trị viên tiến hành thao tác zalo to do pc theo trình tự cơ bản sau.

• Bước 1: Đăng nhập phần mềm trên máy tính, mở nhóm trò chuyện cần phân công nhiệm vụ.
• Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Giao việc nằm tại thanh công cụ bên trái hoặc ngay dưới khung chat.
• Bước 3: Khởi tạo dự án mới bằng cách chọn Thêm mới, điền chi tiết nội dung, thiết lập thời hạn và nhấn Gửi.
• Bước 4: Nếu chuyển đổi từ tin nhắn có sẵn, quản lý click chuột phải vào nội dung trao đổi, chọn lệnh Giao việc.
• Bước 5: Truy cập cửa sổ Công việc để lọc danh sách theo thẻ Tôi giao, Cần làm, Theo dõi hoặc xem biểu đồ thống kê.

4.3 Cách thao tác trên thiết bị điện thoại

Nền tảng di động hỗ trợ giám sát tiến độ dự án linh hoạt. Trưởng nhóm thực hiện quá trình phân công thông qua các bước dưới đây.

• Bước 1: Mở ứng dụng trên điện thoại di động và truy cập vào nhóm trò chuyện chung.
• Bước 2 Chuyển đổi tin nhắn: Nhấn giữ nội dung tin nhắn trao đổi, chọn lệnh Giao việc hoặc To Do.
• Bước 3 Khởi tạo mới: Nhấn biểu tượng ba dấu chấm góc dưới màn hình, chọn Giao việc để tạo dự án mới hoàn toàn.
• Bước 4: Điền đầy đủ thông tin người phụ trách cùng thời hạn hoàn thành.
• Bước 5: Trưởng nhóm truy cập đoạn chat Zalo To Do nhằm kiểm tra danh sách tổng hợp, lọc trạng thái hoặc yêu cầu cập nhật tiến độ.

4.4 Quy trình tiếp nhận và hoàn thành nhiệm vụ

Hệ thống thiết lập sẵn luồng vận hành tự động từ lúc nhận thông báo đến khi đóng dự án. Các bước phối hợp cụ thể diễn ra như sau.

• Bước 1: Nhân sự nhận thông báo phân công từ cấp trên và nhấn nút Nhận việc.
• Bước 2: Hệ thống tự động chuyển trạng thái dự án sang mục Chưa xong bên trong thẻ Cần làm. Thao tác xác nhận giúp quản lý kiểm soát nhân sự đã tiếp nhận thông tin.
• Bước 3: Sau khi kết thúc quá trình xử lý, nhân sự nhấn nút Hoàn thành để hệ thống đóng dự án.
• Bước 4: Trưởng nhóm tiến hành kiểm tra kết quả thực tế. Nếu chất lượng chưa đạt yêu cầu, quản lý chọn lệnh Cần làm lại để nhân sự tiếp tục chỉnh sửa.

5. Ưu nhược điểm quản lý công việc trên Zalo To-Do

Hình thức quản lý công việc trên zalo thông qua tiện ích mở rộng mang lại sự tiện lợi tức thời cho đội nhóm quy mô nhỏ. Tuy nhiên, phương pháp quản trị thủ công bộc lộ nhiều điểm hạn chế nghiêm trọng khi số lượng nhân sự và khối lượng dữ liệu doanh nghiệp tăng lên nhanh chóng.

5.1 Ưu điểm nổi bật của nền tảng

• Trải nghiệm thao tác: Vận hành nhanh chóng, hoàn toàn miễn phí, không tốn ngân sách đầu tư phần mềm ban đầu.
• Đào tạo nhân sự: Triển khai dễ dàng do đội ngũ nhân viên đã quen thuộc giao diện nền tảng Zalo.
• Quản trị dữ liệu: Tốc độ nhận thông báo tức thì, truyền đạt tin tức nhanh gọn đến toàn bộ phòng ban.
• Đồng bộ hệ thống: Tích hợp sẵn trong khung chat, không yêu cầu cài đặt thêm ứng dụng bên thứ ba.

5.2 Hạn chế tồn động trong quá trình quản trị

• Trải nghiệm thao tác: Thiết kế đơn giản, không hỗ trợ thiết lập quy trình vận hành đa bước phức tạp.
• Đào tạo nhân sự: Tiến độ dự án phụ thuộc hoàn toàn vào ý thức chủ động cập nhật trạng thái của từng cá nhân.
• Quản trị dữ liệu: Dữ liệu phân mảnh, hệ thống không xuất được báo cáo toàn diện đánh giá hiệu suất nhân sự dài hạn.
• Đồng bộ hệ thống: Không liên kết tự động với các nghiệp vụ Sales và Marketing, rủi ro bảo mật thông tin nội bộ cao.

Xem thêm: Đánh giá chi tiết các Phần mềm quản lý Zalo OA giúp khắc phục hạn chế của việc quản lý thủ công.

6. Ứng dụng Zalo To-Do vào vận hành và kinh doanh

Zalo To-Do không chỉ là công cụ nhắc việc mà khi tích hợp vào quy trình, tính năng trở thành giải pháp quản lý công việc tinh gọn, dễ triển khai cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

6.1 Trong bộ phận Sales và Kinh doanh

Đội sales thường xuyên phải xử lý nhiều đầu việc song song bao gồm theo dõi khách hàng tiềm năng, gửi báo giá, chốt hợp đồng, bàn giao sau bán. Khi tất cả chỉ nằm trong tin nhắn Zalo, rất dễ xảy ra tình trạng bỏ sót lead hoặc trễ hẹn khách.

Ví dụ “Gửi báo giá cho công ty X trước 17h thứ Sáu” và theo dõi trạng thái mà không cần nhắn hỏi lại. Toàn bộ lịch sử công việc với từng khách hàng cũng được lưu lại, hỗ trợ việc bàn giao khi có thay đổi nhân sự.

6.2 Trong bộ phận Operations và Vận hành

Vận hành nội bộ thường phát sinh nhiều task lặp đi lặp lại như kiểm kho, xử lý đơn hàng, phối hợp với đối tác vận chuyển, báo cáo cuối ngày. Nếu không có hệ thống, các đầu việc này dễ bị quên hoặc thực hiện không đồng đều giữa các ca.

Zalo To-Do giúp quản lý vận hành chuẩn hóa checklist công việc theo ngày hoặc tuần, giao đúng người đúng việc và nắm được tỷ lệ hoàn thành theo thời gian thực. Đặc biệt hữu ích với mô hình có nhiều ca làm việc hoặc nhiều chi nhánh.

6.3 Trong bộ phận Marketing và Truyền thông

Các chiến dịch Zalo marketing thường có nhiều hạng mục chạy song song với deadline khác nhau bao gồm nội dung bài đăng, thiết kế banner, lên lịch chạy quảng cáo, báo cáo hiệu quả. Khi đội nhóm nhỏ và dùng Zalo để phối hợp, Zalo To-Do là cách đơn giản nhất để mỗi người biết mình cần làm gì, đến khi nào.

Quản lý có thể giao công việc từ cuộc họp lên kế hoạch ngay trên nhóm chat, thay vì phải chuyển sang một tool khác để nhập lại. Khi cần điều chỉnh deadline hoặc phân công lại cũng được cập nhật ngay trong Zalo.

6.4 Trong quản lý dự án nội bộ

Với các dự án ngắn hạn quy mô nhỏ ra mắt sản phẩm mới, tổ chức sự kiện nội bộ, triển khai quy trình mới.  Mỗi đầu việc là một nhiệm vụ, mỗi nhiệm vụ có người chịu trách nhiệm và deadline rõ ràng. Quản lý dự án dùng tab Tôi Giao để theo dõi tiến độ tổng thể, dùng tab Theo Dõi để giám sát các công việc phụ.

Tuy đây, không phải giải pháp thay thế cho phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp  nhưng với dự án dưới 4 tuần và đội nhóm dưới 10 người, Zalo to-do là lựa chọn nhanh, gọn và không tốn chi phí triển khai.

7. Zalo To-Do phù hợp với doanh nghiệp nào?

Tính năng Zalo To-Do phát huy hiệu quả rõ rệt trong các môi trường làm việc linh hoạt, ưu tiên sự đơn giản và tốc độ triển khai, cụ thể:

• Quy mô đội nhóm từ 5 đến 30 người đang dùng Zalo làm kênh liên lạc chính
• Cần quản lý công việc cơ bản mà không muốn đầu tư thêm phần mềm chuyên dụng
• Văn hóa làm việc linh hoạt, không yêu cầu workflow phức tạp hay tích hợp với hệ thống ERP/CRM

Khi quy mô vượt 50 người hoặc cần báo cáo nâng cao, tích hợp đa hệ thống, doanh nghiệp có thể cân nhắc nâng cấp lên các công cụ như Asana, Trello hoặc Monday.com. Nhưng Zalo To-Do vẫn là tính năng tốt nhất để xây dựng thói quen quản lý công việc có hệ thống.

Xem thêm:

• Hướng dẫn cách bán hàng trên zalo oa tối ưu giúp x2 doanh số cho đội ngũ Sales.
• Lời giải đáp zalo business là gì và những lợi ích thiết thực mang lại cho doanh nghiệp.

8. Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ) 

8.1 Zalo To-Do có mất phí không?

Hoàn toàn miễn phí. Tính năng này không giới hạn số lượng công việc và không yêu cầu nâng cấp tài khoản.

8.2 Giao việc cho người không trong nhóm được không?

Được. Nhưng người giao và người nhận phải là bạn bè trên Zalo. Người dùng/ quản lý có thể giao việc cá nhân 1-1 hoặc trong nhóm chat.

8.3 Zalo To-Do có trên cả điện thoại và máy tính không?

Có. Tính năng hoạt động trên Zalo App (iOS/Android), Zalo PC và Zalo Web, giúp nhà quản lý quản lý linh hoạt từ bất kỳ thiết bị nào.

8.4 Có thể giao một công việc cho nhiều người không?

Có. Người dùng có thể gán nhiều người thực hiện cùng một công việc. Hệ thống sẽ theo dõi trạng thái của từng người riêng biệt.

8.5 Nhân viên có thể từ chối công việc được giao không?

Có. Khi được giao việc, nhân viên cần bấm ‘Nhận việc’ để xác nhận. Nếu không nhận, nhiệm vụ sẽ ở trạng thái ‘Chưa nhận’ quản lý có thể theo dõi và nhắc nhở.

9. Giải pháp quản trị toàn diện từ CNV CDP

Dựa trên những hạn chế phân tích bên trên, doanh nghiệp cần chiến lược nâng cấp hệ thống quản trị nội bộ. Khi nhân sự và khách hàng tăng trưởng, quy trình thủ công gây thất thoát tài nguyên nghiêm trọng. Doanh nghiệp B2B, Bán lẻ cần một nền tảng All in one nhằm tối ưu hóa nguồn lực.

• Tích hợp Zalo Mini App: Số hóa quy trình quản trị nội bộ thành một ứng dụng mini chuyên nghiệp ngay trên nền tảng Zalo. Doanh nghiệp sở hữu giao diện quản lý riêng biệt, đảm bảo tính bảo mật và chuyên nghiệp tuyệt đối.
• Hợp nhất dữ liệu CDP: Gom toàn bộ dữ liệu hệ thống, hiệu suất nhân sự và thông tin khách hàng về một nguồn duy nhất 360 độ. Giám đốc dễ dàng theo dõi chỉ số chuyển đổi, kiểm soát và quản lý người dùng trên Zalo OA đưa ra quyết định chiến lược chính xác dựa trên số liệu thực tế.
• Marketing Automation: Kết nối Zalo OA, ZNS để phân công tự động cho nhân viên Sales khi phát sinh khách hàng tiềm năng. Hệ thống hỗ trợ thiết lập kịch bản chăm sóc khách hàng qua Zalo OA xuyên suốt, gia tăng tỷ lệ chốt sale.

Zalo To-Do mang đến giải pháp khởi điểm hiệu quả, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình giao việc và giám sát hiệu suất nội bộ. Bằng cách tận dụng bộ lọc dữ liệu và cơ chế nhắc nhở tự động, cấp quản lý dễ dàng đưa hoạt động làm việc nhóm vào khuôn khổ ngay trên nền tảng nhắn tin có sẵn.  Hãy liên hệ CNV – Nền tảng tăng trưởng bền vững và khai thác toàn diện sức mạnh dữ liệu qua số 1900 636 400 để được tư vấn miễn phí.

Để biết thêm thông tin về dịch vụ, liên hệ ngay với chúng tôi: CNV CDP – Nền tảng tăng trưởng bền vững và khai thác toàn diện sức mạnh dữ liệu

 🌎 Facebook: https://www.facebook.com/cnvcdp 

📌 Trụ sở: Tầng 3 – 42/2 Nguyễn Văn Trỗi, phường 15, quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh. 

📌 Văn phòng Hà Nội: Tòa nhà Gem, Số 48 Nguyễn Chánh, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội 

☎️ Hotline: 0856.999.959/ 0911.116.587/ 1900.636.400