3+ cách lưu trữ thông tin khách hàng HIỆU QUẢ

Quản lý và lưu trữ thông tin khách hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ khách hàng và tối ưu chiến lược tiếp thị đến đúng tệp khách hàng tiềm năng. Hiện nay có nhiều phương pháp để quản lý data khách hàng. Hãy cùng CNV Loyalty tìm hiểu về cách lưu trữ cơ sở dữ liệu khách hàng hiệu quả để tăng khả năng cạnh tranh, duy trì và phát triển lòng trung thành của người tiêu dùng.

Quản lý thông tin khách hàng là gì?

Quản lý thông tin dữ liệu khách hàng là cách doanh nghiệp theo dõi những thông tin được thu thập từ khách hàng của mình. Quá trình này bao gồm các hoạt động như thu thập, lưu trữ, phân tích, báo cáo và chia sẻ các thông tin, dữ liệu về khách hàng trong nội bộ doanh nghiệp.

Quy trình quản lý thông tin khách hàng

4 bước quản lý thông tin khách hàng hiệu quả:

• Bước 1: Tìm kiếm và thu thập dữ liệu khách hàng thông qua chương trình tích điểm, tổ chức hội thảo offline.
• Bước 2: Lưu trữ thông tin khách hàng thân thiết qua thẻ.
• Bước 3: Sắp xếp và tổ chức dữ liệu khách hàng.
• Bước 4: Phân tích data khách hàng.

Đây là quy trình quản lý thông tin khách hàng cơ bản và hiệu quả. Tùy vào độ phức tạp của thông tin sẽ có quy trình phát sinh khác.

Tham khảo thêm các cách tìm kiếm khách hàng mục tiêu thông qua Zalo hiệu quả và nhanh chóng cũng CNV Loyalty nhé!

Tại sao phải lưu trữ thông tin khách hàng?

Thông tin được sắp xếp ngăn nắp dễ tiếp cận khiến nhân viên sales có nhiều thời gian để tập trung chăm sóc khách hàng. Thông tin được truyền đạt nhanh chóng, đầy đủ sẽ giúp bộ phận sales nắm được những đặc điểm và nhu cầu của khách hàng. Từ đó họ sẽ có căn cứ để đưa ra những kịch bản tư vấn phù hợp hơn và chốt đơn nhanh hơn.

3 cách lưu trữ thông tin khách hàng tối ưu nhất

Sau khi tìm kiếm data khách hàng, nhiều doanh nghiệp không biết cách sắp xếp và quản lý dữ liệu khách hàng một cách khoa học. Dưới đây là 3 cách lưu trữ tệp thông tin khách hàng tối ưu mà doanh nghiệp nào cũng nên biết.

Xem thêm: Cách lưu trữ thông tin khách hàng trong phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả.

Lưu trữ thông tin khách hàng trong Excel

Sử dụng Excel là một cách lưu trữ thông tin khách hàng tiện lợi và tiết kiệm chi phí. Excel khá phổ biến và thông dụng với người lao động hiện nay, vì sử dụng Excel là một trong những kỹ năng tin học văn phòng mà sinh viên nào cũng biết. Sau khi doanh nghiệp lấy thông tin khách hàng từ thẻ tích điểm trong chương trình tích điểm, doanh nghiệp tiếp hành các bước dưới đây để tạo file Excel lưu trữ thông tin khách hàng:

• Bước 1: Chuẩn bị các thông tin cần lưu trữ.
• Bước 2: Vào Excel, tạo và định dạng các cột tiêu đề (bao gồm tên, tuổi, ngày sinh, địa chỉ,…).
• Bước 3: Nhập dữ liệu khách hàng cần lưu trữ.
• Bước 4: Lưu và cập nhật khi có thông tin mới.

Trong trường hợp dữ liệu khách hàng của bạn đa dạng gồm nhiều bảng tính, có thể sử dụng hàm, công thức, filter để đồng nhất tất cả thông tin khi thay đổi hoặc bổ sung. Tham khảo thêm các mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng Excel trên mạng để tiết kiệm thời gian định dạng và thiết kế.

Phần mềm lưu trữ thông tin khách hàng CDP

CPD (Customer Data Platform) là nền tảng dữ liệu khách hàng để xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng 360 độ, cá nhân hóa trải nghiệm của khách hàng, phân tích dữ liệu và tự động hóa Marketing. Dữ liệu ở nhiều dạng khác nhau như giao dịch, hành vi, website, di động, social media,… Dữ liệu lưu trữ dài hạn, tạo hồ sơ khách hàng xuyên suốt.

Nền tảng dữ liệu khách hàng phù hợp cho các phòng ban như Marketing, phân tích dữ liệu, dịch vụ khách hàng.

Tham khảo thêm tính năng quản lý thông tin khách hàng trên Loyalty HUB app cùng CNV nhé!

Phần mềm chăm sóc khách hàng CRM

CRM (Customer Relationship Management) là phần mềm chăm sóc khách hàng giúp tương tác và duy trì mối quan hệ với khách hàng, hỗ trợ bán hàng và chăm sóc khách hàng. Dữ liệu giao dịch và thông tin cá nhân cơ bản (liên hệ, lịch sử mua hàng,…) chủ yếu là dữ liệu có cấu trúc. Dữ liệu lưu trữ ngắn hạn, tập trung vào tương tác hiện tại như nhắn tin chăm sóc khách hàng.

Phần mềm chăm sóc khách hàng phù hợp cho các phòng ban như phòng kinh doanh, phòng chăm sóc và hỗ trợ khách hàng. Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp vừa hoặc nhỏ, có thể cân nhắc lưu trữ thông tin khách hàng qua app quản lý bán hàng miễn phí để tiết kiệm chi phí.

Xem thêm: Sự khác biệt giữa CDP và CRM

Những lưu ý để lưu trữ thông tin khách hàng đúng cách

Để tránh sử dụng thông tin khách hàng sai mục đích trong quá trình quản lý thông tin. Doanh nghiệp cần lưu ý những điều dưới đây.

Tính bảo mật dữ liệu khách hàng

Doanh nghiệp cần phải có chính sách bảo mật cũng như biện pháp để phòng tránh và hạn chế mối đe dọa như tấn công mạng hay rò rỉ dữ liệu. Điều này giúp doanh nghiệp không vi phạm quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân, giảm rủi ro pháp lý và nâng cao niềm tin của khách hàng.

Lưu trữ thông tin cần thiết

Doanh nghiệp cần xác định thông tin nào có giá trị cho việc nghiên cứu và phát triển trước khi tìm kiếm và thu thập dữ liệu. Lưu trữ thông tin khách hàng kém chất lượng sẽ không mang lại giá trị thực tế cho doanh nghiệp trong quá trình phân tích và sử dụng. Thậm chí, dữ liệu lớn sẽ tạo áp lực lên tài chính và nguồn lực doanh nghiệp.

Sao lưu thông tin khách hàng

Các doanh nghiệp lớn sẽ không thể biết trước những sự cố bất ngờ như tấn công mạng hay bị đánh cắp dữ liệu. Vậy nên, phải luôn chuẩn bị bản sao của dữ liệu hệ thống, được lưu trữ riêng biệt với bản gốc để bảo vệ doanh nghiệp khi biến cố xảy ra.

Dọn dẹp dữ liệu khách hàng

Doanh nghiệp cần lập kế hoạch dọn dẹp dữ liệu thường xuyên và định kỳ, loại bỏ thông tin không còn phù hợp và khách hàng không còn tiềm năng. Sàng lọc các dữ liệu không còn giá trị để tránh lãng phí tài nguyên và tập trung vào đúng đối tượng khách hàng tiềm năng mà công ty hướng đến.

Đào tạo quản lý dữ liệu khách hàng cho nhân viên

Để tránh tổn thất nặng nề đến doanh nghiệp, nhân viên quản lý dữ liệu khách hàng cần được đào tạo bài bản để thành thạo các phần mềm lưu trữ thông tin khách hàng. Đặc biệt là nhân viên bán hàng, bộ phận chăm sóc khách hàng, và phòng ban marketing.

Những câu hỏi liên quan

Ngoài những thông tin hữu ích được cung cấp, nhiều người còn thắc mắc liên quan tới cách lưu trữ thông tin khách hàng. Hãy cùng xem qua giải đáp nhanh cho các câu hỏi sau đây.

Nhược điểm khi sử dụng Excel để lưu trữ data khách hàng là gì?

Lưu trữ thông tin khách hàng trên Excel tồn tại những hạn chế như dữ liệu phân mảnh, rời rạc, tốn thời gian nhập thông tin, dữ liệu dễ bị thất thoát, dễ quá tải dữ liệu. Vì Excel là phần mềm lưu trữ thông tin miễn phí, nên còn nhiều nhược điểm chưa được cải thiện.

Doanh nghiệp nào nên sử dụng Excel để lưu data khách hàng?

Phương pháp quản lý thông tin khách hàng bằng Excel sẽ phù hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, có số lượng data không quá nhiều. Cụ thể như quán ăn, tiệm nước, cửa hàng quần áo địa phương.

Thông tin nào của khách hàng cần được bảo mật cao nhất?

3 thông tin khách hàng cần được bảo mật cao nhất là: thông tin tài chính, thông nhân cá nhân, thông tin đăng nhập. Các thông tin này bị lộ sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng tới khách hàng và uy tín của doanh nghiệp.

Khám phá hành trình khách hàng từ lúc tiếp cận thương hiệu đến khi trở thành khách hàng trung thành, và tìm hiểu cách tối ưu hóa từng giai đoạn để nâng cao trải nghiệm và tăng doanh thu.

Với những thông tin giá trị được cung cấp trên, CNV Loyalty hy vọng sẽ giúp bạn biết cách lưu trữ thông tin khách hàng hiệu quả. Hãy theo dõi website của CNV Loyalty để cập nhật những thông tin mới về các phương pháp quản lý dữ liệu khách hàng hiện đại nhất nhé.