Hệ thống quản lý bán hàng là gì? Cách xây dựng HIỆU QUẢ

Hệ thống thông tin quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhân lực và tự động hóa quy trình bán hàng, nâng cao hiệu suất kinh doanh. Trong bài biết dưới đây, CNV Loyalty sẽ giải đáp thắc mắc về hệ thống quản lý bán hàng là gì. Đồng thời hướng dẫn cách xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng hiệu quả. Đừng bỏ lỡ bất kỳ thông tin hữu ích nào dưới đây nhé!

Hệ thống quản lý bán hàng là gì?

Hệ thống quản lý bán hàng là quá trình phát triển lực lượng bán hàng, điều phối các hoạt động bán hàng và thực hiện các kỹ thuật bán hàng cho phép doanh nghiệp đạt được và thậm chí vượt qua các mục tiêu bán hàng của mình. Hệ thống quản lý bán hàng là phương thức, công cụ giúp doanh nghiệp tối ưu và chuyên nghiệp hoá việc quản lý, giám sát công việc bán hàng của đội ngũ nhân viên.

Vậy nên, hệ thống quản lý bán hàng được áp dụng ngày càng rộng rãi trong các công ty lớn và nhỏ, thay thế các phương pháp quản lý bán hàng truyền thống đang dần trở nên lạc hậu. Các hoạt động xoay quanh quản lý bán hàng là phân phối hàng hóa, kết nối các nhà cung cấp, các đơn vị vận chuyển, kiểm kê hàng tồn kho, … Hệ thống quản lý bán hàng sẽ tích hợp và triển khai nhiều khâu trong quy trình bán hàng của một doanh nghiệp như quản lý nhân viên, quản lý đơn hàng, quản lý kho hàng, quản lý vận đơn.

Mô tả hệ thống quản lý bán hàng

Công ty bạn sẽ có nhiều nhu cầu khác nhau trong việc quản lý bán hàng, có thể tùy thuộc vào kích cỡ và quy mô kinh doanh. Vậy nên cũng tùy vào nhu cầu mà lựa chọn phần mềm, công cụ hỗ trợ bán hàng. Và mỗi phần mềm sẽ có mô tả hệ thống quản lý bán hàng khác nhau.

Hệ thống quản lý bán hàng vận hành dựa trên quy trình bán hàng của một doanh nghiệp. Đầu tiên là nhận đơn từ cuộc gọi, email, tin nhắn, … sau đó tiếp nhận đơn hàng, ghi lại thông tin đơn hàng, sau đó chuyển đơn hàng đó qua kho, kho bắt đầu đóng gói và đính kèm thông tin giao hàng trước khi chuyển đến bộ phận vận chuyển. Bộ phận nhận chuyển tiếp nhận đơn hàng sẽ giao đến địa chỉ đúng thời gian dự kiến. Từ đó có thể thấy rằng, mô tả hệ thống quản lý bán hàng giống như quy trình bán hàng, với những hoạt động cơ bản sau:

• Tiếp nhận đơn hàng, xuất hóa đơn, chuyển đơn qua kho đóng gói.
• Tính toán tiền hàng hóa nhập vào và bán ra.
• Làm phiếu bảo hành hàng hóa trước khi xuất hàng ra ngoài.
• Lưu lại lịch sử mua hàng của từng khách hàng.
• In báo cáo bán hàng theo ngày.
• Theo dõi (tracking) đơn hàng trong cả quá trình vận chuyển đến khi tới tay khách.

Cách xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng

Công nghệ tiên tiến có thể hỗ trợ các hoạt động quản lý bán hàng nâng cao. Hệ thống quản lý bán hàng có thể đưa ra kết quả chính xác lên đến 100%, nhưng không thể tự đưa ra quyết định phù hợp với mục tiêu và hoàn cảnh. Vì thế, về bản chất, xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng hiệu quả vẫn cần tới sự kiểm soát và giám sát từ con người. Vậy nên, một hệ thống quản lý bán hàng sẽ được hình thành từ bốn mảnh ghép chính dưới đây.

Quản lý sản phẩm

Mỗi sản phẩm đều phải đi với một mã vạch khác nhau, và các thông tin chi tiết về sản phẩm phải được cập nhật lên hệ thống. Thông qua quét mã vạch, nhà quản lý có thể biết được những thông tin cơ bản về sản phẩm, số liệu tồn kho còn lại, vị trí sản phẩm đó trong kho hay trên kệ trưng bày, thậm chí là hạn sử dụng (nếu có).

Quản lý hàng tồn kho

Mọi thông tin về danh mục hàng hóa luôn phải cập nhật lên hệ thống quản lý kho mỗi ngày, mỗi giờ. Hệ thống sẽ thống kê chính xác số hàng hóa nhập, ngày nhập, số hàng đã bán ra theo từng ngày, và số lượng hàng còn lại trong kho. Tránh tình trạng thất thoát hàng hóa hay “qua mặt”, gian lận trong việc quản lý bán hàng của doanh nghiệp.

Quản lý đội ngũ nhân viên bán hàng

Đội ngũ nhân viên bán hàng là những nhân sự tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Quản lý đội ngũ nhân viên bán hàng là ghi nhận ca làm, nhân viên trực quầy thanh toán, nhân viên tư vấn khách hàng. Ghi nhận càng cụ thể sẽ càng đo lường được hiệu suất bán hàng của từng nhân viên ở các vị trí khác nhau, từ đó cân nhắc mức thưởng hoa hồng nếu nhân viên đạt KPI hay tổ chức training offline cho nhân viên nếu nhân viên chưa đạt KPI tối thiểu.

Quản lý mối quan hệ khách hàng

Thông qua hoạt động bán hàng, hệ thống có thể ghi nhận lại lịch sử mua hàng khi doanh nghiệp tổ chức nhiều chiến lược tiếp thị khách hàng thân thiết như chương trình tích điểm. Thông qua thẻ tích điểm, doanh nghiệp có thể thu thập dữ liệu khách hàng tiềm năng, phân loại khách hàng thành tệp khách hàng nhỏ hơn để đưa ra kịch bản bán hàng phù hợp. Hệ thống sẽ giúp lưu trữ thông tin khách hàng như phần mềm CRM, giúp doanh nghiệp có thông tin để phân tích hành vi mua sắm và tâm lý tiêu dùng của khách hàng.

Chức năng của hệ thống quản lý bán hàng là gì?

Hệ thống quản lý bán hàng là phần mềm được thiết kế giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động bán hàng hiệu quả. Hệ thống bao gồm nhiều tính năng như quản lý hàng hoá, đơn hàng, khách hàng, nhân viên, và thống kê doanh thu. Tùy vào hệ thống quản lý bán hàng của mỗi doanh nghiệp sẽ có chức năng khác nhau, phục vụ cho đúng nhu cầu cần thiết của doanh nghiệp. Nhưng, một hệ thống quản lý bán hàng phải giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động bán hàng một cách hiệu quả với tối thiểu 5 chức năng cơ bản sau:

• Chức năng quản lý đơn hàng.
• Chức năng quản lý kho hàng.
• Chức năng báo cáo thống kê.
• Chức năng quản lý tài chính.
• Chức năng quản lý khách hàng.

Doanh nghiệp lựa chọn các phần mềm riêng rẻ, thiếu sự đồng nhất về mặt dữ liệu cũng như dòng chảy thông tin có thể bị gián đoạn. Thay vào đó, lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng tích hợp nhiều chức năng sẽ tối ưu dòng chảy thông tin, đảm bảo dữ liệu được cập nhập chính xác, đồng bộ với thời gian nhanh nhất.

Lợi ích của hệ thống quản lý bán hàng là gì?

Hệ thống quản lý bán hàng có thể nâng cao hiệu quả của bộ phận kinh doanh bằng cách giảm thiểu nhiệm vụ hành chính và tập trung thông tin khách hàng. Hệ thống này cho phép sale manager phân công nhiệm vụ đúng người và ưu tiên khách hàng tiềm năng, cải thiện khả năng dự báo và phân tích. Hệ thống quản lý bán hàng là sự phát triển nâng cấp của phiên bản hệ thống chăm sóc khách hàng (CRM – Customer Relationship Management). Dưới đây là những lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý bán hàng.

Truy cập lịch sử giao dịch

Doanh nghiệp có thể truy cập vào toàn bộ lịch giao dịch với khách hàng, dữ liệu về hành vi và thói quen mua hàng sẽ giúp bạn cải thiện hoạt động bán hàng. Đồng thời, doanh nghiệp có thể so sánh các sản phẩm với nhau để đưa ra chiến lược nhập hàng hợp lý.

Tự động hóa quy trình

Một hệ thống quản lý bán hàng tốt sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình của các hoạt động bán hàng có tính lặp đi lặp lại, chẳng hạn như lên lên lịch tái đặt hàng tồn kho (reorder point). Điều này giúp doanh nghiệp ưu tiên các hoạt động bán hàng cần có sự tham gia và kiểm soát trực tiếp của con người, như đàm phán với khách hàng tiềm năng hay thương lượng với nhà cung cấp nguyên liệu.

Báo cáo dữ liệu đồng nhất

Hệ thống quản lý bán hàng có khả năng tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn và đưa ra đa dạng các mẫu báo cáo cho doanh nghiệp. Tất cả số liệu sẽ chính xác và chi tiết tại ngay thời điểm báo cáo. Doanh nghiệp phân tích dựa trên các báo cáo thống kê của hệ thống và đưa ra những quyết định sáng suốt.

Cải thiện khả năng dự báo

Hệ thống quản lý bán hàng có thể đề xuất những dự báo xu hướng hoặc doanh số dựa trên thông tin thu thập được từ quá khứ. Khả năng dự báo của hệ thống không chính xác 100%, nhưng cơ sở dữ liệu để đưa ra dự báo thì hoàn toàn hợp lý. Doanh nghiệp có thể cân nhắc điều chỉnh hiệu suất kinh doanh thông qua dự đoán của hệ thống, đề xuất sự thay đổi nếu cần thiết để đạt mục tiêu về doanh số đã đề ra.

Gợi ý một số hệ thống quản lý bán hàng

Dưới đây là các app quản lý bán hàng free và có phí doanh nghiệp có thể cân nhắc vào tham khảo thêm.

• Hệ thống quản lý bán hàng Sapo.
• Hệ thống quản lý bán hàng TPos.
• Hệ thống quản lý bán hàng POS365.
• Hệ thống quản lý bán hàng KiotViet.
• Hệ thống quản lý bán hàng Nhanh.vn.
• Hệ thống quản lý bán hàng Loyverse POS.
• Hệ thống quản lý bán hàng PosApp.

Mỗi phần mềm đều có ưu điểm riêng, tùy vào mong muốn và nhu cầu của doanh nghiệp để đưa ra lựa chọn phù hợp.

Xem thêm: Báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp là gì?

Với những thông tin được cung cấp trên, CNV Loyalty hy vọng sẽ giúp bạn hiểu thêm về hệ thống quản lý bán hàng là gì và cách xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng hiệu quả. Hãy theo dõi website của CNV Loyalty để cập nhật thêm những thông tin mới nhất về kỹ năng quản lý trong công việc nhé!